INSTRUÇÃO NORMATIVA TRE-RS P N. 110/2023

Dispõe sobre os procedimentos administrativos para a gestão e a fiscalização de contratos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul

A Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

Considerando o disposto no art. 12, da Resolução TRE-RS n. 322, de 21 de janeiro de 2019, que instituiu a Política de Contratações no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul;

Considerando o disposto na Resolução TSE n. 23.702, de 9 de junho de 2022, que trata da Política de Governança nas contratações da Justiça Eleitoral;

Considerando o disposto na Lei n. 14.133, de 1º de abril de 2021, que estabelece normas gerais de licitação e contratação para a Administração Pública;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º A gestão e a fiscalização dos contratos celebrados pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul obedecerá ao disposto nesta Instrução Normativa, à legislação vigente e aos princípios do Direito Administrativo aplicáveis à espécie.

§ 1º A atividade de gestão e fiscalização dos contratos consiste no conjunto de ações voltadas ao gerenciamento, acompanhamento, correção e verificação da conformidade da execução do objeto contratual e da alocação dos recursos, com vistas a assegurar o fiel cumprimento das obrigações pactuadas e atendimento da finalidade administrativa.

§ 2º A gestão e a fiscalização dos contratos que envolvam Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação serão realizadas conforme regulamento próprio, aplicando-se, subsidiariamente e no que couber, as disposições contidas nesta norma.

Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I – contrato: toda e qualquer ação contratual praticada pelo TRE-RS, seja ela formalizada por meio de termo de contrato, nota de empenho ou outro substitutivo legal, incluindo compras, locações, obras e serviços, dentre outras;

II – instrumento da contratação: termo de contrato propriamente dito ou qualquer outro documento equivalente, que regule a relação contratual e vincule as partes contratantes, tais como o edital licitatório, aviso de dispensa de licitação, termo de referência ou projeto básico, proposta comercial, nota de empenho, dentre outros;

III – planejamento da contratação: conjunto de atos realizados na fase inicial do processo de contratação, que contemplam desde a formalização da demanda até a determinação da autoridade para divulgação do edital de licitação;

IV – planejamento da gestão contratual: procedimento preparatório que antecede o início das atividades, no qual a equipe de designada estabelece rotinas de trabalho, de acordo com as responsabilidades atribuídas a cada agente, bem como a forma como será desempenhado o modelo de gestão estabelecido para a contratação;

V – gestor do contrato: servidor designado pela Administração, responsável por coordenar as atividades da equipe de gestão, relacionadas à fiscalização técnica, administrativa e setorial, com vistas ao recebimento definitivo do objeto contratual;

VI – equipe de gestão: conjunto de servidores designados pela Administração com a finalidade de acompanhar e fiscalizar a execução do contrato em seus aspectos técnicos e administrativos, constituída pelo gestor do contrato e, conforme o caso, pelos seguintes agentes:

a) fiscal técnico: servidor responsável pela fiscalização e acompanhamento dos aspectos técnicos da contratação;

b) fiscal administrativo: servidor responsável pela fiscalização e acompanhamento dos aspectos administrativos da contratação;

c) fiscal setorial: servidor responsável pelo acompanhamento das contratações executadas nas sedes das Zonas Eleitorais ou em locais diversos da Secretaria do Tribunal, auxiliando na fiscalização de seus aspectos técnicos e/ou administrativos.

VII – preposto: profissional vinculado à contratada, com a função de representá-la perante a Administração em relação a temas ligados à execução do contrato, podendo coincidir com o supervisor, quando exigido para a contratação;

VIII – supervisor: responsável designado pela contratada e aceito pelo gestor do contrato para a direção e o controle efetivo dos trabalhadores envolvidos na prestação de serviços.

Art. 3º As atividades de gestão e fiscalização da execução dos contratos serão exercidas, nos termos do art. 117 da Lei n. 14.133/2021, por servidores efetivos, designados pela Administração.

Parágrafo único. Será facultada a contratação de terceiros para assistir ou subsidiar as atividades de fiscalização do contrato, desde que justificada, na fase do planejamento, a necessidade de assistência especializada e formalizada a respectiva solicitação, observando-se que:

I – a empresa ou o profissional contratado assumirá responsabilidade civil objetiva pela veracidade e pela precisão das informações prestadas, firmará termo de compromisso de confidencialidade e não poderá exercer atribuição própria e exclusiva de fiscal de contrato; e

II – a contratação de terceiros não eximirá o fiscal do contrato da responsabilidade, nos limites das informações recebidas do terceiro contratado.

Art. 4º A execução dos contratos será acompanhada e fiscalizada em relação aos seguintes aspectos:

I – técnicos: conjunto de requisitos relacionados à execução do objeto nos moldes contratados, incluindo o acompanhamento físico e a aferição da quantidade, qualidade, tempo e modo da prestação ou fornecimento;

II – administrativos: conjunto de requisitos relativos ao cumprimento de obrigações previdenciárias, fiscais, e trabalhistas, controle de prazos de vigência, reajustamento do contrato e acompanhamento de obrigações contratuais acessórias, não relacionadas aos aspectos técnicos, tais como a verificação da manutenção de condições de habilitação e documentação exigida para a contratação.

Parágrafo único. A fiscalização técnica e/ou administrativa são passíveis de serem acumuladas, caso a natureza da contratação assim permita e desde que o servidor responsável possua capacidade para tanto, assegurada a distinção das atividades e a manutenção do desempenho das ações relacionadas à gestão do contrato.

CAPÍTULO II

DA DESIGNAÇÃO

Art. 5º A indicação de gestores, fiscais e seus substitutos será feita no processo administrativo, na fase do planejamento da contratação, de acordo com as características específicas de cada objeto contratual.

§ 1º Para a indicação do servidor deve ser considerada a compatibilidade com as atribuições do cargo e a complexidade da tarefa, o quantitativo de contratos por servidor e a sua capacidade para o desempenho das atividades.

§ 2º Para cada servidor responsável pela gestão ou fiscalização contratual deverá ser indicado substituto ou agente corresponsável às respectivas atribuições.

§ 3º Sempre que o objeto da contratação demandar a fiscalização de aspectos técnicos cuja competência organizacional caiba a unidades distintas, deverão ser indicados tantos fiscais quanto necessários, fazendo constar, na indicação, os aspectos da contratação que caberão a cada um, com suas respectivas parcelas de responsabilidade.

§ 4º A eventual necessidade de desenvolvimento de competências de servidores para fins de fiscalização e de gestão contratual deverá ser demonstrada no estudo técnico preliminar e deverá ser sanada, conforme o caso, previamente à celebração do contrato, conforme o disposto no inciso X do § 1º do art. 18 da Lei n. 14.133/2021.

§ 5º Havendo compatibilidade com a estrutura organizacional, as atividades de gestão e de fiscalização administrativa do contrato poderão ser exercidas por unidades que detenham atribuições regulamentares específicas para tanto, ficando o seu titular responsável pelas decisões e pelas ações tomadas no seu âmbito de atuação.

Art. 6º Para o exercício da função, o gestor e os fiscais de contratos deverão ser formalmente cientificados da indicação e das respectivas atribuições antes da formalização do ato de designação.

Art. 7º A Diretoria-Geral designará formalmente os responsáveis pela gestão e fiscalização do contrato.

§ 1º Na ausência, a qualquer título, dos servidores designados, a competência de suas atribuições caberá ao substituto do servidor no cargo ou função, ou então à chefia imediata do titular, até o retorno dos servidores ou até que seja feita nova designação.

§ 2º No caso de alteração do servidor designado como gestor do contrato, o seu antecessor deverá elaborar relatório registrando as ocorrências verificadas na execução contratual, referentes ao período de sua atuação.

CAPÍTULO III

DA GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DOS CONTRATOS

Art. 8º Antes do início da execução contratual, os servidores designados como gestores e fiscais deverão:

I – tomar conhecimento sobre as normas que regem as atividades específicas que desempenharão no acompanhamento da contratação;

II – examinar os autos do processo administrativo, inteirando-se do conteúdo da contratação e dos documentos que regulam a relação contratual, tais como estudos preliminares, termo de referência ou projeto básico, edital de licitação, aviso de dispensa de licitação, proposta comercial, nota de empenho, instrumento de contrato, dentre outros pertinentes;

III – realizar o planejamento da gestão contratual de acordo com o modelo estabelecido nos instrumentos da contratação.

Art. 9º Na contratação de obras e de serviços de maior complexidade ou de natureza continuada, a equipe de gestão deverá promover reunião com a contratada, antes do início da execução do objeto, com a presença do preposto da empresa e do supervisor, se houver, para esclarecimento das obrigações contratuais, registrando-a em ata.

Parágrafo único. A critério do gestor do contrato, a reunião poderá ser substituída por contato virtual, registrado nos autos, desde que não acarrete prejuízo aos trabalhos.

Art. 10. As comunicações entre a equipe de gestão e a contratada deverão ser realizadas por escrito, para melhor documentação dos atos, admitindo-se, excepcionalmente, a comunicação telefônica ou pessoal com o preposto ou supervisor para adoção de providências que devam ser cumpridas de imediato, promovendo-se o devido registro no processo administrativo.

Parágrafo único. Deverá ser solicitado à contratada a indicação formal de preposto e de endereço eletrônico para recebimento de correspondência oficial, admitindo-se a utilização de aplicativos de mensagem para comunicação corriqueira.

Seção I

Da Gestão Dos Contratos

Art. 11. São atribuições do gestor do contrato:

I – coordenar os trabalhos da equipe de gestão, emitindo orientações e determinações aos fiscais, em conformidade com a rotina estabelecida no planejamento da gestão contratual;

II – convocar, sempre que necessário, reuniões com a contratada para garantir a qualidade da execução do contrato e os respectivos resultados;

III – acompanhar os registros de irregularidades apuradas pela fiscalização e as medidas adotadas até então, cabendo-lhe notificar formalmente a contratada para que adote medidas visando à solução dos problemas apontados;

IV – comunicar à Secretaria de Administração acerca do descumprimento de obrigações passíveis de extinção do contrato ou aplicação de penalidades, indicando os dispositivos contratuais infringidos;

V – encaminhar à Secretaria de Administração as solicitações de subcontratação do objeto contratual, contendo:

a) identificação do subcontratado e da parcela a que se refere o pedido;

b) comprovação do cumprimento dos requisitos de qualificação e habilitação exigidos da contratada;

c) manifestação da fiscalização técnica acerca da viabilidade do pedido; e

d) indicação do dispositivo contratual que regula ou autoriza a subcontratação.

VI – formular requerimentos de renovação contratual e de alteração dos contratos, com base nas informações obtidas junto à fiscalização;

VII – encaminhar à Secretaria de Administração as solicitações de repactuação ou revisão de preços formuladas pela contratada, bem como informar a ocorrência de situações que tiver conhecimento, em que o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato seja necessário em favor da Administração;

VIII – efetuar o recebimento definitivo do objeto do contrato, com base nos relatórios técnicos e administrativos recebidos da fiscalização;

IX – promover a conferência de notas fiscais ou outros documentos de cobrança, para fins de pagamento, conforme os requisitos do art. 22, levando em conta as medições de desempenho da contratada no cumprimento das obrigações assumidas, inclusive de resultados, aferidas pela fiscalização;

X – encaminhar à Secretaria de Orçamento e Finanças os pedidos de abertura e movimentação de conta depósito vinculada, formulados pela contratada;

XI – coordenar a atualização do relatório de análise riscos durante a gestão do contrato, com apoio dos fiscais do contrato;

XII – requerer à Administração apoio especializado de unidade ou servidor nas situações que exijam domínio técnico ou jurídico, tais como pareceres, consultas ou cálculos;

XIII – requerer à Administração o encaminhamento de notícia à Advocacia-Geral da União, Ministério Público, Tribunal de Contas, Polícia Administrativa ou Judiciária ou outra autoridade competente, quando constatada a ocorrência de situação que possa provocar prejuízos à ordem social, ao trabalho, ao meio ambiente, aos direitos difusos ou de qualquer outra natureza que demandem tutela externa.

Seção II

Da Fiscalização Dos Contratos

Art. 12. São atribuições gerais dos responsáveis pela fiscalização dos contratos:

I – atuar sob a coordenação do gestor do contrato, atendendo às suas orientações e determinações;

II – verificar o cumprimento das obrigações assumidas pela contratada, acompanhando a execução do objeto contratual;

III – registrar nos autos, em ordem cronológica, as comunicações e ocorrências que vier a apurar, anotadas em ficha de acompanhamento ou outro instrumento hábil;

IV – manter a comunicação necessária com a contratada por intermédio de preposto ou supervisor, visando orientar a execução do contrato nos termos pactuados;

V – determinar a adoção de providências para reparar falhas ou danos, efetivos ou em potencial, causados pela contratada e seus profissionais, ou ainda, dependendo da gravidade dos danos, a imediata comunicação ao gestor do contrato;

VI – informar ao gestor do contato, em tempo hábil, a situação que demandar decisões que ultrapassem a sua competência, para que adote as medidas necessárias e saneadoras, se for o caso.

Seção III

Da Fiscalização Técnica

Art. 13. Ao fiscal técnico competirá:

I – prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato com informações pertinentes às suas competências;

II – acompanhar a execução do objeto, conferindo as especificações técnicas do produto ou serviço, quantidades, desempenho e qualidade;

III – verificar a adequação de documentos de cunho técnico, relacionados à execução do contrato, bem como o cumprimento de prazos contratuais de início e conclusão de serviços;

IV – requerer a substituição de materiais ou a adequação de serviços que se apresentem em desacordo com as especificações estabelecidas;

V – manter constante comunicação com os usuários em relação a possíveis prejuízos que a execução de serviços possa acarretar à rotina de determinada unidade, com a finalidade de garantir a satisfação do público interno ou externo;

VI – acompanhar a frequência dos trabalhadores alocados em contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, incluindo a adequação da produtividade de referência, e verificar a utilização de insumos e materiais a serem disponibilizados pela contratada;

VII – informar sobre os indicadores de Acordos de Nível de Serviço – ANS ou Instrumentos de Medição de Resultado – IMR, quando previstos em contrato;

VIII – realizar o recebimento provisório do objeto do contrato, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter técnico.

Seção IV

Da Fiscalização Administrativa

Art. 14. Ao fiscal administrativo competirá:

I – prestar apoio técnico e operacional ao gestor do contrato, com a realização das tarefas relacionadas aos aspectos administrativos da contratação;

II – verificar a manutenção das condições de habilitação exigidas para a contratação;

III – examinar a regularidade no recolhimento das contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias relativas aos contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra;

IV – acompanhar e controlar a vigência do contrato e as datas de reajuste, promovendo tempestivamente os encaminhamentos necessários;

V – verificar o cumprimento de obrigações acessórias à execução do objeto principal, tais como a apresentação de garantia, certificados, dentre outros documentos, acionando, quando necessário, a fiscalização técnica;

VI – efetuar o acompanhamento financeiro do contrato, relacionado a empenhos e pagamentos;

VII – realizar o recebimento provisório do objeto do contrato, mediante termo detalhado que comprove o cumprimento das exigências de caráter administrativo.

§ 1º A verificação da regularidade fiscal e trabalhista para fins de pagamento será realizada pela Secretaria de Orçamento e Finanças.

§ 2º A regularidade no recolhimento das contribuições fiscais, trabalhistas e previdenciárias de que trata o inciso III, poderá ser apurada de forma amostral, mediante plano de fiscalização aprovado pela Administração, quando, em razão do quantitativo de trabalhadores alocados na contratação, sua verificação puder comprometer a eficiência e tempestividade do procedimento de fiscalização.

§ 3º Nas hipóteses em que a fiscalização administrativa for exercida de forma cumulativa, conforme o parágrafo único do art. 4º, o recebimento provisório relativo aos aspectos administrativos da contratação ficará consubstanciado no recebimento definitivo do objeto contratado.

Seção V

Da Fiscalização Setorial

Art. 15. Nas contratações cuja execução ocorrer nas sedes das Zonas Eleitorais ou em locais diversos da Secretaria do Tribunal, será designado fiscal setorial, a quem competirá:

I – auxiliar o gestor do contrato ou equipe de gestão na fiscalização dos aspectos técnicos e administrativos da contratação que demandarem acompanhamento no local, prestando, sob sua responsabilidade, as informações necessárias;

II – acompanhar as entregas de materiais ou execução de serviços realizados nas dependências do Cartório Eleitoral ou unidade, incluindo a frequência de trabalhadores alocados em contratos de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, devendo comunicar à contratada a ocorrência de falhas na execução do objeto;

III – comunicar ao gestor do contrato as providências adotadas junto à contratada durante o acompanhamento e fiscalização da execução contratual;

IV – realizar diligências necessárias, as quais, pela proximidade física, lhe sejam solicitadas, tais como manifestações da parte contratada, regularização de certidões ou alvarás, levantamentos e pesquisas em nichos de mercado local, dentre outras;

V – informar, sob sua responsabilidade, a execução dos serviços ou entrega dos materiais, observando o prazo determinado pelo gestor do contrato e encaminhando a documentação eventualmente recebida, registrando a data do respectivo recebimento.

CAPÍTULO IV

DO RECEBIMENTO DO OBJETO CONTRATADO

Art. 16. Os contratos de obras e serviços, após a conclusão de sua totalidade, parcela ou conforme periodicidade estabelecida para a contratação, de acordo com o cronograma físico-financeiro, serão recebidos:

a) provisoriamente, pela fiscalização técnica ou setorial, e pela fiscalização administrativa, mediante termos detalhados, após verificado o cumprimento das exigências de caráter técnico e administrativo, respectivamente;

b) definitivamente, pelo gestor do contrato ou comissão designada para essa finalidade, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais.

Parágrafo único. Caso sejam constatadas falhas ou inconformidades quando da verificação do cumprimento das exigências de caráter técnico ou administrativo, caberá ao fiscal responsável a notificação da contratada para que adote as medidas corretivas necessárias.

Art. 17. Os contratos de compras, após a entrega total ou parcial dos bens, serão recebidos:

a) provisoriamente, de forma sumária, pela fiscalização técnica ou setorial, com verificação posterior da conformidade do material com as exigências contratuais;

b) definitivamente, pelo gestor do contrato ou comissão designada para essa finalidade, mediante termo detalhado que comprove o atendimento das exigências contratuais.

§ 1º Independentemente de designação, o acompanhamento dos prazos de entrega de materiais ficará a cargo da Coordenadoria de Apoio à Gestão de Contratos.

§ 2º O recebimento provisório e sumário de materiais entregues nas instalações de almoxarifado e patrimônio poderá ser efetuado por servidores lotados nas respectivas unidades, cabendo à fiscalização técnica a verificação posterior de conformidade dos materiais com as exigências contratuais.

§ 3º Constatadas falhas ou inconformidades dos materiais com as especificações contratadas após o recebimento provisório, o fiscal responsável deverá comunicá-las ao gestor de contrato, que notificará a contratada para que adote as medidas corretivas necessárias.

Art. 18. Os prazos e os métodos para a realização dos recebimentos provisório e definitivo serão definidos nos instrumentos da contratação, observado o disposto no § 3º do art. 140 da Lei n. 14.133/2021.

Parágrafo único. Na ocorrência de irregularidades que impeçam a verificação do cumprimento das obrigações contratuais, fica o prazo para o recebimento definitivo interrompido até a regularização da situação, ressalvada a hipótese do art. 24.

Art. 19. Nos termos de recebimento deverão ser registrados, obrigatoriamente, o servidor responsável, o número do contrato ou empenho e a data da entrega dos materiais, da conclusão ou do período de realização dos serviços.

Parágrafo único. Para o detalhamento do termo de recebimento definitivo, que comprove o atendimento das exigências contratuais, poderão ser feitas remissões às informações prestadas pela fiscalização.

Art. 20. Serão fundamentadamente recusados os serviços executados ou os materiais entregues em desacordo com os termos contratados, devendo o gestor do contrato comunicar à Secretaria de Administração os motivos da recusa, sendo garantido à contratada o direito ao contraditório.

Art. 21. O recebimento definitivo é o ato que caracteriza o adimplemento das obrigações contratadas para fins de pagamento e, no caso de serviços, autoriza a emissão do documento fiscal.

Parágrafo único. Nos contratos que envolvam cessão ou locação de imóveis, o pagamento ocorrerá após o gestor do contrato atestar:

I – o valor do aluguel e encargos a pagar;

II – que o ajuste está em vigência;

III – que o imóvel esteve em uso pela Justiça Eleitoral do Estado do Rio Grande do Sul durante o período, conforme informação do fiscal setorial.

CAPÍTULO V

DO ENCAMINHAMENTO PARA PAGAMENTO

Art. 22. O expediente administrativo será encaminhado à Secretaria de Orçamento e Finanças para pagamento, após atesto, pelo gestor do contrato, do documento fiscal, o qual deverá observar:

I – emissão em nome do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul;

II – data de emissão;

III – CNPJ/CPF, conforme nota de empenho;

IV – discriminação do objeto contratado de acordo com a nota de empenho ou contrato;

V – informação dos dados bancários para pagamento; e

VI – valor unitário e total de acordo com o ajustado.

Parágrafo único. Na inobservância dos requisitos previstos neste artigo ou na existência de erro ou rasura, o gestor do contrato ou equipe de gestão deverá solicitar à contratada a regularização do documento fiscal.

Art. 23. O prazo para pagamento obedecerá ao estabelecido no instrumento da contratação e será contado do recebimento definitivo ou da apresentação do documento fiscal.

Art. 24. Constatada a irregularidade fiscal da contratada, a Secretaria de Orçamento e Finanças efetuará o pagamento da despesa e informará a ocorrência nos autos, cabendo à fiscalização administrativa notificar à contratada acerca da situação, mencionando a possibilidade de aplicação de penalidades administrativas.

§ 1º Na hipótese de fornecimento ou serviços de natureza continuada, persistindo a situação de irregularidade de modo subsequente, deverá o gestor do contrato, com base nas informações dos fiscais, comunicar à Secretaria de Administração, propondo:

I – a extinção do contrato, indicando o prazo requerido para uma nova contratação, caso necessária; ou

II – a concessão de prazo para que a contratada regularize suas obrigações, sob pena de extinção do contrato, quando não identificar má-fé ou a incapacidade da contratada em sanar a situação.

§ 2º Serão submetidas à consideração da Diretoria-Geral as justificativas para manutenção dos ajustes em que a contratada se encontre em situação de irregularidade.

CAPÍTULO VI

DAS ALTERAÇÕES DOS CONTRATOS

Art. 25. Os contratos celebrados por este Tribunal poderão ser alterados na forma prevista no art. 124 da Lei n. 14.133/2021.

§ 1º Nas alterações unilaterais devem ser observados os limites legais para os acréscimos e supressões, e nas alterações consensuais os limites para os acréscimos.

§ 2º As alterações unilaterais a que se refere o inciso I do caput do art. 124 da Lei n. 14.133/2021 não poderão transfigurar o objeto da contratação.

§ 3º A formalização do termo aditivo é condição para a execução, pela contratada, das prestações determinadas pela Administração no curso da execução do contrato, salvo nos casos de justificada necessidade de antecipação de seus efeitos, hipótese em que a formalização deverá ocorrer no prazo máximo de 1 (um) mês.

Art. 26. O fiscal do contrato encaminhará ao gestor as solicitações de acréscimos e supressões do objeto contratado, contendo:

I – a descrição detalhada da alteração, incluindo quantitativos;

II – a justificativa para a necessidade de alteração, demonstrando a superveniência das circunstâncias que ensejaram o pedido; e

III – o detalhamento dos custos unitários e totais da alteração.

Parágrafo único. Se o contrato não contemplar preços unitários para obras ou serviços cujo aditamento se fizer necessário, esses serão fixados por meio da aplicação da relação geral entre os valores da proposta e o do orçamento-base da Administração sobre os preços referenciais ou de mercado, vigentes na data do aditamento, respeitados os limites legais de alteração do contrato.

Art. 27. O gestor do contrato acostará aos autos a ciência ou a concordância da contratada, conforme o caso, e submeterá o requerimento à Secretaria de Administração.

CAPÍTULO VII

DOS REAJUSTES, REPACTUAÇÕES E REVISÕES DOS PREÇOS CONTRATADOS

Art. 28. O reajuste dos contratos, enquanto reajustamento em sentido estrito, obedecerá a forma e o índice previstos no instrumento contratual, com periodicidade não inferior a 1 (um) ano, contada da data do orçamento estimado ou do último reajuste.

§ 1º Transcorrido o prazo anual, o processo será remetido à Secretaria de Administração para início dos procedimentos relativos ao reajuste.

§ 2º Os cálculos relativos ao índice de reajuste e aos novos valores contratuais serão efetuados pela Secretaria de Orçamento e Finanças.

§ 3º Para a concessão do reajuste, presume-se que a aplicação de índices oficiais previamente definidos em contrato mantém a condição de vantajosidade contratada, independentemente da realização de pesquisa de preços, salvo disposição contratual em contrário.

§ 4º Os novos valores do contrato decorrentes do reajuste serão registrados mediante apostilamento.

Art. 29. Os preços dos contratos de serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra ou com predominância de mão de obra serão repactuados para manutenção do equilíbrio econômico-financeiro, observado o interregno mínimo de 1 (um) ano, com data vinculada:

I – à da apresentação da proposta, para custos decorrentes do mercado;

II – ao acordo, à convenção coletiva ou ao dissídio coletivo ao qual a proposta esteja vinculada, para os custos de mão de obra.

§ 1º A repactuação será precedida de solicitação da contratada, acompanhada de demonstração analítica da variação dos custos, por meio de apresentação da planilha de custos e formação de preços, ou do novo acordo, convenção ou sentença normativa que fundamenta a repactuação.

§ 2º A repactuação poderá ser dividida em tantas parcelas quantas forem necessárias, observado o princípio da anualidade do reajuste de preços da contratação, podendo ser realizada em momentos distintos para discutir a variação de custos que tenham sua anualidade resultante em datas diferenciadas, como os decorrentes de mão de obra e os decorrentes dos insumos necessários à execução dos serviços.

§ 3º A análise jurídica do pedido será feita pela Assessoria Jurídica deste Tribunal, enquanto o exame dos valores apresentados pela contratada será efetuado pela Secretaria de Orçamento e Finanças.

§ 4º O prazo para resposta ao pedido de repactuação de preços será preferencialmente de 1 (um) mês, contado da data do fornecimento da documentação prevista no § 2º deste artigo.

§ 5º Os novos valores do contrato decorrentes da repactuação serão registrados mediante apostilamento.

Art. 30. A revisão de preços, como forma de reestabelecer o equilíbrio econômico-financeiro original do contrato, poderá ser solicitada pelas partes, Administração ou contratada, a qualquer tempo, independente de previsão contratual, desde que observadas as seguintes condições:

I – comprovação da ocorrência de fatos supervenientes, imprevisíveis ou previsíveis porém de consequências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução do ajuste;

II – demonstração da repercussão de tais fatos na execução do contrato, comprovando a variação de custos entre o momento do pedido e a data da proposta ou assinatura do contrato, caracterizando o desequilíbrio na relação econômico-financeira, entre encargo e contrapartida, originalmente pactuada.

§ 1º Aplica-se a revisão de preços às contratações de obras e serviços de engenharia, quando a execução for obstada pelo atraso na conclusão de procedimentos de desapropriação, desocupação, servidão administrativa ou licenciamento ambiental, por circunstâncias alheias ao contratado.

§ 2º Os preços contratados serão alterados, para mais ou para menos, conforme o caso, se houver, após a data da apresentação da proposta, criação, alteração ou extinção de quaisquer tributos ou encargos legais ou a superveniência de disposições legais, com comprovada repercussão sobre os preços contratados.

§ 3º Sempre que atendidas as condições da matriz de alocação de riscos, quando estabelecida em contrato, na forma do art. 103 da Lei n. 14.133/2021, será considerado mantido o equilíbrio econômico-financeiro, renunciando as partes aos pedidos de reequilíbrio relacionados aos riscos assumidos, exceto no que se refere:

I – às alterações unilaterais determinadas pela Administração;

II – ao aumento ou à redução, por legislação superveniente, dos tributos diretamente pagos pelo contratado em decorrência do contrato.

CAPÍTULO VIII

DA RENOVAÇÃO DOS CONTRATOS

Art. 31. Nos casos enumerados no art. 106 da Lei n. 14.133/2021 e desde que previsto no contrato, poderá o gestor, em havendo interesse da unidade demandante na continuidade da contratação, solicitar à Secretaria de Administração a renovação contratual, com antecedência de 120 (cento e vinte) dias em relação ao término da vigência do contrato.

Parágrafo único. A consulta de interesse da unidade demandante deverá ser feita com antecedência mínima de 180 (cento e oitenta) dias em relação ao término da vigência do contrato.

Art. 32. Deverão constar da solicitação de renovação formulada pelo gestor do contrato as justificativas quanto ao interesse na sua continuidade, bem como as seguintes informações e condicionantes:

I – que a execução do contrato tenha ocorrido de forma regular;

II – que a contratada não tenha sofrido sanção pecuniária pela Administração por mais de 3 (três) vezes, a cada período de vigência do contrato;

III – a manutenção, por parte da contratada, das condições de habilitação exigidas para a contratação;

IV – a concordância da contratada com a renovação do ajuste;

V – o período total transcorrido de vigência da contratação e prazo de vigência que se pretende prorrogar.

Parágrafo único. Inexistindo as condições dispostas neste artigo, o gestor do contrato deverá informar à unidade demandante sobre a necessidade de nova contratação.

Art. 33. Constituem, ainda, requisitos para a renovação dos contratos, os quais serão instruídos durante o procedimento de prorrogação:

I – disponibilidade de recursos orçamentários;

II – a inexistência de restrições nos registros cadastrais da contratada que a impeçam de licitar e contratar com a Administração;

III – a vantajosidade econômica da renovação do contrato para a Administração;

IV – a manutenção das condições que ensejaram a dispensa ou a inexigibilidade de licitação, para os contratos oriundos de contratação direta.

§ 1º A Secretaria de Orçamento e Finanças informará acerca do estabelecido no inciso Ideste artigo, enquanto os requisitos dos incisos II a IV serão informados pela Secretaria de Administração.

§ 2º A comprovação da vantajosidade econômica da renovação do contrato será efetuada por meio de pesquisa de preços, contendo análise entre os valores contratados e aqueles praticados no mercado, de modo a concluir que a continuidade da contratação é mais vantajosa em relação à realização de uma nova contratação.

§ 3º Para a prorrogação de contratos continuados de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, presume-se a manutenção da vantajosidade econômica inicialmente contratada, dispensando-se a realização de pesquisa de preços quando, cumulativamente:

a) o reajustamento dos itens envolvendo a folha de salários tenha sido efetuado com base em convenção ou acordo coletivo de trabalho, sentença normativa ou lei, previamente definidos no contrato; e

b) o reajustamento dos itens envolvendo insumos, materiais e equipamentos tenha sido efetuado com base em índices oficiais de preços, previamente definidos no contrato.

§ 4º É facultativa a realização de pesquisa de preços para fins de renovação de contratos administrativos de fornecimento e prestação de serviços contínuos sem dedicação exclusiva de mão de obra nos casos em que haja manifestação técnica motivada no sentido de que o índice de reajuste adotado no instrumento convocatório acompanha a variação dos preços do objeto contratado.

§ 5º Nos contratos de locações de imóveis, far-se-á a verificação da manutenção das condições de vantajosidade a cada 60 (sessenta) meses, por ocasião da renovação.

§ 6º A partir do primeiro ano de vigência do contrato, sempre que forem identificadas alterações atípicas nos preços, em razão de aspectos regionais, de segmentos do mercado, de variações cambiais, ou quaisquer outros fatores capazes de comprometer a eficácia dos reajustes baseados em índices oficiais previstos em contrato, deverá ser verificada a vantajosidade econômica do contrato.

§ 7º Quando não estiver configurada a vantajosidade da renovação, caberá negociação objetivando a redução dos preços de modo a viabilizar economicamente as prorrogações de contrato.

CAPÍTULO IX

DO ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS

Art. 34. Extinto o contrato, o gestor ou a equipe de gestão deverão:

I – verificar eventuais pendências da contratação;

II – informar a necessidade de anulação do saldo de empenho;

III – emitir relatório final com informações sobre a consecução dos objetivos que tenham justificado a contratação e eventuais condutas a serem adotadas para o aprimoramento das atividades da Administração;

IV – promover o arquivamento do feito.

Parágrafo único. O relatório previsto no inciso III deste artigo, poderá ser divulgado, na forma de regulamento pertinente, no Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP).

Art. 35. No encerramento de contratos de locação de imóveis, quando da entrega do imóvel locado, a Administração poderá optar por realizar os serviços necessários para reestabelecer as condições iniciais do bem ou indenizar o locador pela execução dos reparos necessários, incluindo materiais, mão de obra e o período de indisponibilidade do imóvel em decorrência das adequações.

§ 1º A avaliação do valor indenizatório observará as seguintes etapas:

I – levantamento consensual dos reparos necessários, discriminando os itens e quantidades;

II – proposição do locador em relação ao valor a ser indenizado;

III – estimativa dos custos de reparo pela Administração, levando em conta os preços estimados para uma nova contratação ou os valores de contratos vigentes para a execução dos serviços, bem como os alugueis devidos durante o prazo previsto para a conclusão dos reparos;

IV – aferição da vantajosidade da opção de indenizar o locador.

§ 2º Aplica-se o disposto neste artigo aos contratos vigentes, ainda que inexistente cláusula expressa nesse sentido, conquanto haja concordância do locador, ficando a opção de indenizar formalizada no termo que registrar a extinção do contrato.

CAPÍTULO X

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 36. As atividades de gestão e de fiscalização dos contratos deverão ser realizadas de forma preventiva, rotineira e sistemática, exercidas, preferencialmente, com apoio de ferramentas de tecnologia da informação que permitam a automação de procedimentos e a otimização da força de trabalho.

Art. 37. O gestor do contrato e os fiscais técnico, administrativo e setorial serão auxiliados pelas unidades de assessoramento jurídico e de controle interno, os quais deverão dirimir dúvidas e subsidiá-los com informações para prevenir riscos na execução do contrato, conforme o disposto no art. 117, § 3º, da Lei n. 14.133/2021.

Art. 38. As decisões sobre as solicitações e as reclamações relacionadas à execução dos contratos e os indeferimentos aos requerimentos manifestamente impertinentes, meramente protelatórios ou de nenhum interesse para a boa execução do contrato serão efetuados no prazo de 1 (um) mês, contado da data do protocolo do requerimento, exceto se houver disposição legal ou cláusula contratual que estabeleça prazo específico.

§ 1º O prazo de que trata o caput poderá ser prorrogado uma vez, por igual período, desde que motivado.

§ 2º As decisões de que trata o caput serão tomadas pelo fiscal do contrato, pelo gestor do contrato ou pela autoridade superior, nos limites de suas competências.

Art. 39. As ações recomendadas aos gestores e fiscais poderão ser detalhadas em Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos próprio, elaborado e atualizado pela Secretaria de Administração, ou, a critério desta, mediante adoção de manuais referenciais elaborados por outros Órgãos da Administração Pública.

Art. 40. Fica revogada a Instrução Normativa P n. 56, de 19 de fevereiro de 2019, sem prejuízos das regras de gestão e fiscalização previstas nos contratos celebrados sob a regência da Lei n. 8.666/1993.

Art. 41. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 42. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargadora VANDERLEI TERESINHA TREMEIA KUBIAK,
Presidente.

(Publicação: DJE, n. 144, p. 3, 08.08.2023)