PORTARIA CONJUNTA P-CRE N. 3, DE 07 DE OUTUBRO DE 2019.

*Republicação por erro material na publicação de 09.10.2019

DETERMINA A CONVERSÃO DOS PROCESSOS JUDICIAIS EM TRÂMITE EM SUPORTE FÍSICO PARA O MEIO DIGITAL, NO ÂMBITO DAS ZONAS ELEITORAIS E NO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL E O CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO as diretrizes insertas na Lei n. 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial;
CONSIDERANDO a Resolução CNJ n. 185, de 18 de dezembro de 2013, que institui o sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, como sistema informatizado de processo judicial no âmbito do Poder Judiciário;
CONSIDERANDO a Resolução TSE n. 23.417, de 11 de dezembro de 2014, que regulamenta a utilização do Processo Judicial Eletrônico - PJe, como sistema informatizado de processos judiciais e administrativos no âmbito da Justiça Eleitoral;
CONSIDERANDO a entrada em vigor da Lei n. 13.105, de 16 de março de 2015, que instituiu o novo Código de Processo Civil;
CONSIDERANDO a Resolução TRE-RS n. 273, de 29 de março de 2016, que regulamenta o uso do sistema do PJe no âmbito do TRE-RS, autorizando a Presidência do Tribunal a expedir normas complementares e regulamentares;
CONSIDERANDO a Portaria TSE n. 344, de 08 de maio de 2019, que dispõe sobre a obrigatoriedade de utilização do sistema do PJe para a propositura e a tramitação de ações de competência das Zonas Eleitorais;
CONSIDERANDO ainda a necessidade de racionalização da utilização dos recursos orçamentários pelos órgãos da Justiça Eleitoral,
RESOLVEM:

Art. 1º Determinar a conversão dos processos judiciais em suporte físico (autos em papel) em trâmite no Tribunal Regional Eleitoral e nas Zonas Eleitorais para o meio digital, para fins de tramitação e realização de atos judiciais exclusivamente por meio do sistema do Processo Judicial Eletrônico (PJe).

Art. 2º A coordenação, orientação e padronização do trabalho de conversão do suporte dos processos em meio físico para o digital competirão à Secretaria Judiciária em relação aos processos em trâmite na segunda instância e à Corregedoria Regional Eleitoral, aos da primeira instância.

Art. 3º Competirá aos respectivos cartórios eleitorais, na primeira instância e à Secretaria Judiciária, por força própria, a digitalização dos respectivos processos físicos em trâmite, observados os critérios de padronização fixados nesta Portaria.

Parágrafo único. Força de trabalho adicional poderá ser requerida a fim de atender à proporcionalidade do acervo de processos eleitorais físicos existentes nas primeira e segunda instâncias.

Art. 4º O cronograma de digitalização dos processos físicos judiciais observará critérios objetivos e o cronograma de implantação da Portaria TSE n. 344/2019 e será divulgado pela Secretaria Judiciária e pela Corregedoria Regional Eleitoral, conforme a respectiva competência.

Art. 5º Somente poderão ser digitalizados os processos judiciais cujo ao menos um representante processual de cada parte já esteja cadastrado no PJe, para fins de permitir a realização de futuras intimações pelo sistema.

Parágrafo único. A representação do Ministério Público Eleitoral, da União e da Defensoria Pública da União se dará com cadastramento dos respectivos usuários pelos próprios órgãos e pelo Tribunal Superior Eleitoral.

Art. 6º Constatando-se que a parte não possui representante processual cadastrado no PJe, a Secretaria Judiciária ou o Cartório Eleitoral, conforme a respectiva competência, intimará, de ofício, a parte e seus representantes, por meio de publicação no Diário Eletrônico da Justiça Eleitoral para que realize o cadastramento no sistema no prazo de 10 (dez) dias.

Art. 7º Constatando-se o requisito do art. 5º ou atendida a intimação do art. 6º, a Secretaria Judiciária ou o Cartório Eleitoral certificará a condição nos respectivos autos físicos.

Art. 8º Os processos físicos judiciais deverão ser digitalizados integralmente, na ordem sequencial das folhas e de seus respectivos anexos ou apensos, observando-se a identificação do processo original.

Parágrafo único. Os documentos cuja digitalização ou conversão para o formato devido seja tecnicamente inviável ficarão depositados no local de tramitação do processo, à disposição do juízo, das partes e demais interessados, até o trânsito em julgado na Secretaria, se processo de competência originária, ou no Cartório Eleitoral, ou em caso de recurso para superior instância, oportunidade em que serão definitivamente arquivados, se dispensado seu encaminhamento em conjunto com os autos principais/eletrônicos, a critério do magistrado.

Art. 9º Não serão digitalizados e inseridos no PJe os processos:
I – judiciais que estiverem conclusos para julgamento do mérito, ou com decisão ou acórdão proferido, independentemente da publicação do ato;
II – da classe Prestação de Contas que tiverem informação técnica e parecer do Ministério Público Eleitoral pela aprovação das contas;
III – Os inquéritos policiais e demais procedimentos criminais diversos enquanto não implementada a capacidade instrumental para postulação no sistema pela autoridade policial e definida a categorização e resguardo do sigilo aos documentos com visualização restrita, conforme definição dada pelo magistrado.

Parágrafo único. O processo que se enquadrar nas hipóteses dos incisos deverá ser digitalizado em caso de apresentação de recurso para a instância superior ou no caso de recebimento da denúncia.

Art. 10. A digitalização dos processos físicos compreenderá as seguintes fases:
I – preparação dos autos a serem digitalizados, por meio da desmontagem do processo, da reparação das folhas danificadas e da higienização, retirando-se eventuais clipes, grampos, bilhetes, lembretes, cópias de papéis grampeados na capa, dentre outros;
II – digitalização do processo em formato PDF, observando-se o tamanho máximo de 10 MB (megabytes) por arquivo, resolução máxima de 200 DPI’s (pontos por polegada), padrão preto e branco, salvo os documentos coloridos, que deverão ser capturados com a configuração de escala de tons de cinza;
III – conversão dos arquivos com formato de áudio e vídeo armazenados em mídia serão convertidos para os formatos mpeg, ogg, mp4, quicktime, vorbis ou outro que venha a ser adotado pelo PJe, bem como fragmentados, caso ultrapassem o limite do sistema;
IV – verificação, validação da digitalização e remontagem do processo;
V – gravação dos arquivos digitais em pasta na rede interna da Justiça Eleitoral, identificado com a numeração conferida aos autos físicos originais, salvo os documentos que por sua natureza sigilosa e controle de visualização deverão ser armazenados em repositório digital seguro com acesso controlado.

Art. 11. O cadastramento dos autos digitalizados no PJe adotará como referência o número a eles conferido pelo CNJ, preenchendo-se o campo de processo de referência com os dados do processo digitalizado.

Parágrafo único. As unidades serão responsáveis pelo cadastramento e pela inserção dos respectivos arquivos digitais no Sistema PJe, realizando o peticionamento inicial interno e informando no documento os dados do processo digitalizado, do cadastramento previsto no art. 5º e da data da digitalização.

Art. 12. Finda a distribuição dos autos no PJe, o Cartório Eleitoral ou a Secretaria Judiciária, de ofício, providenciará a intimação das partes e dos advogados para que verifiquem a conformidade dos processos eletrônicos no prazo de 10 (dez) dias, quando poderão suscitar eventual desconformidade do processo eletrônico com o físico.

§ 1º Quando o processo contiver mais de uma parte, o referido prazo será comum.

§ 2º Quando o Ministério Público Eleitoral atuar como parte, ou nos casos de representação da União ou de assistência pela Defensoria Pública da União ou de defensor dativo, observar-se-ão as respectivas prerrogativas na intimação.

§ 3º Caso as partes suscitem a desconformidade prevista no caput, os autos serão conclusos ao Magistrado para decisão, cabendo ao suscitante realizar a digitalização das respectivas peças e inseri-las no processo eletrônico.

§ 4º O Cartório Eleitoral ou a Secretaria Judiciária, ao reconhecer de ofício irregularidade, realizará a digitalização dos documentos respectivos, certificando o fato.

Art. 13. Ultrapassado o prazo para suscitar a desconformidade do processo eletrônico, os autos digitalizados serão arquivados, com a respectiva certificação no processo digitalizado e nos autos eletrônicos.

Parágrafo único. A unidade judicial deverá, ainda, registrar o respectivo andamento do procedimento de digitalização e arquivamento do processo original, identificando a nova numeração assumida pelo feito no PJe, no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP3.

Art. 14. Independente do transcurso do prazo previsto no art. 13, as partes ou o Ministério Público Eleitoral poderão alegar desconformidade do processo a qualquer momento, antes do trânsito em julgado da decisão de mérito, mediante petição e inserção do respectivo documento no processo eletrônico, a fim de evitar eventual nulidade.

Art. 15. Em qualquer fase da tramitação do processo eletrônico, as partes, interessados e o magistrado da causa poderão solicitar o desarquivamento do processo físico para consulta, obtenção de cópia ou diligência necessária à instrução processual.

Art. 16. A Seção de Apoio ao Processo Judicial Eletrônico prestará apoio e capacitação às unidades judiciais no que se referir à inserção de processos judiciais no PJe.

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Porto Alegre, 07 de outubro de 2019.

DESEMBARGADORA MARILENE BONZANINI, Presidente do TRE-RS.
DESEMBARGADOR ANDRÉ LUIZ PLANELLA VILLARINHO, Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral.

(Publicação: DEJERS, n. 191, p. 03, 11.10.2019)