PORTARIA TRE-RS P N. 566, DE 3 DE JULHO DE 2020

Aprova o Estatuto de Auditoria Interna do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul.

O DESEMBARGADOR ANDRÉ LUIZ PLANELLA VILLARINHO, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO as resoluções CNJ n. 308 e 309, de 11 de março de 2020 , que organiza as atividades de auditoria interna do Poder Judiciário, sob a forma de sistema, e cria a Comissão Permanente de Auditoria e que aprova as Diretrizes Técnicas das Atividades de Auditoria Interna Governamental do Poder Judiciário - DIRAUD-Jud e dá outras providências, respectivamente;

CONSIDERANDO a Estrutura Internacional de Práticas Profissionais (International Professional Practices Framework - IPPF) promulgada pelo The Institute of Internal Auditors - IIA;

CONSIDERANDO a necessidade de adequar a Portaria P TRE-RS n. 353, de 2 de dezembro de 2013 , que trata sobre as Normas Gerais de Auditoria Interna;

RESOLVE:

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. Aprovar o Estatuto de Auditoria Interna do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 2º. A Secretaria de Auditoria Interna prestará serviços independentes e objetivos de avaliação e consultoria, baseados em risco, desenvolvidos para agregar valor e melhorar as operações e auxiliar o Tribunal a alcançar seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança.

Art. 3º. A Secretaria de Auditoria Interna reportar-se-á:

I - funcionalmente, ao Conselho de Administração do Tribunal, mediante apresentação do Relatório Anual das Atividades exercidas; e

II - administrativamente, ao Presidente do Tribunal.

Art. 4º. O reporte a que se refere o inciso I do artigo 3º tem como objetivo informar sobre a atuação da Secretaria de Auditoria Interna, devendo consignar-se no respectivo relatório, pelo menos:

I - o desempenho da Secretaria de Auditoria Interna em relação ao Plano Anual de Auditoria Interna, evidenciando:

a) a relação entre o planejamento de auditoria e as auditorias efetivamente realizadas, apontando o (s) motivo(s) que inviabilizou(aram) a execução da(s) auditoria(s);

b) as consultorias realizadas; e

c) os principais resultados das avaliações.

II - a declaração de manutenção da independência durante a atividade de auditoria, avaliando se houve alguma restrição ao acesso completo e livre a todo e qualquer documento, registro ou informação; e

III - os principais riscos e fragilidades de controle do Tribunal, incluindo riscos de fraude, e avaliação da governança institucional.

Art. 5º. Os servidores lotados na Secretaria de Auditoria Interna deverão atuar em conformidade com o Código de Ética dos Servidores do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul e com o código de ética dos servidores em exercício na unidade de auditoria interna.

DOS CONCEITOS

Art. 6º. Para os fins deste normativo considera-se:

I - Auditoria Interna - atividade independente e objetiva que presta serviços de avaliação (assurance ) e de consultoria, que tem como objetivo adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. A auditoria deve auxiliar a organização no alcance dos objetivos estratégicos, adotando uma abordagem sistemática e disciplinada para a avaliação e melhoria da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controle, e de governança corporativa, sem que o servidor em exercício na unidade auditoria interna pratique nenhuma atividade que se configure como ato de gestão.

II - Avaliação (assurance) - exame objetivo da evidência obtida pelo servidor em exercício na unidade auditoria interna com o propósito de fornecer opinião ou conclusões independentes a respeito de operação, função, processo, projeto, sistema, processos de governança, gerenciamento de riscos, controles internos administrativos ou outro ponto importante.

III - Consultoria - atividade de aconselhamento, assessoria, treinamento e serviços relacionados, cuja natureza, prazo e escopo são acordados com o solicitante, devendo abordar assuntos estratégicos da gestão, e se destina a adicionar valor e aperfeiçoar processos de governança, de gerenciamento de riscos e de controles internos administrativos, sem que o servidor em exercício na unidade auditoria interna pratique nenhuma atividade que se configure como ato de gestão; e

IV - Linhas de Defesa - modelo de gerenciamento de riscos, fomentado internacionalmente, que consiste na atuação coordenada de três camadas do órgão, com as seguintes responsabilidades e funções:

a) 1ª Linha de Defesa: contempla os controles primários, que devem ser instituídos e mantidos pelos gestores responsáveis pela implementação das políticas públicas durante a execução de atividades e tarefas, no âmbito de seus macroprocessos finalísticos e de apoio, e é responsável por:

1. instituir, implementar e manter controles internos adequados e eficientes;

2. implementar ações corretivas para resolver deficiências em processos e controles internos;

3. identificar, mensurar, avaliar e mitigar riscos;

4. dimensionar e desenvolver os controles internos na medida requerida pelos riscos, em conformidade com a natureza, a complexidade, a estrutura e a missão da organização; e

5. guiar o desenvolvimento e a implementação de políticas e procedimentos internos destinados a garantir que as atividades sejam realizadas de acordo com as metas e objetivos da organização.

b) 2ª Linha de Defesa: contempla os controles situados ao nível da gestão e objetivam assegurar que as atividades realizadas pela 1ª linha de defesa sejam desenvolvidas e executadas de forma apropriada, tendo como principais responsabilidades:

1. intervenção na 1ª linha de defesa para modificação dos controles internos estabelecidos; e

2. estabelecimento de diversas funções de gerenciamento de risco e conformidade para ajudar a desenvolver e/ou monitorar os controles da 1ª linha de defesa.

c) 3ª Linha de Defesa: representada pela atividade de auditoria interna, é responsável por avaliar as atividades da 1ª e 2ª linhas de defesa no que tange à eficácia da governança, do gerenciamento de riscos e dos controles internos, mediante a prestação de serviços de avaliação e de consultoria com base nos pressupostos de autonomia técnica e de objetividade.

DAS PRÁTICAS PROFISSIONAIS

Art. 7º. A unidade de auditoria interna deve adotar prática profissional de auditoria, aderindo, para tanto:

I - às orientações gerais dos órgãos de controle externo;

II - ao Código de Ética dos Servidores e ao aplicável aos servidores em exercício na unidade de auditoria interna do Tribunal;

III - aos Princípios Fundamentais para a Prática Profissional de Auditoria;

IV - às Normas Internacionais para Prática Profissional de Auditoria Interna;

V - às boas práticas internacionais de auditoria;

VI - aos Guias Práticos editados por entidades de auditoria; e

VII - às Declarações de Posicionamento exaradas por entidades de auditoria.

Parágrafo único. As adesões indicadas neste artigo são padrões necessários à execução e à promoção de um amplo espectro de serviços de auditoria e visam estabelecer as bases para a avaliação do desempenho da auditoria interna.

DO ACESSO A DOCUMENTOS, REGISTROS E INFORMAÇÕES

Art. 8º. É assegurado aos integrantes da unidade de auditoria interna acesso completo, livre e irrestrito a todo e qualquer documento, registro ou informações, em todo e qualquer meio, suporte ou formato disponível, inclusive em banco de dados.

§ 1º Os servidores de outras unidades orgânicas do Tribunal devem auxiliar a unidade de auditoria interna, sempre que necessário, para que a auditoria possa cumprir integralmente as competências, atribuições e responsabilidades a ela conferidas.

§ 2º Em decorrência do acesso previsto no caput, a unidade de auditoria interna poderá ser requisitada pelo Presidente do Tribunal a apresentar prestação de contas acerca da confidencialidade e salvaguarda de registros e informações obtidos.

§ 3º Os servidores, no desempenho de atividades de auditoria interna, de avaliação e consultoria, poderão requisitar, por escrito, aos responsáveis pelas unidades organizacionais, os documentos, as informações ou as manifestações necessários à execução de seus trabalhos, fixando prazo razoável para atendimento, sendo-lhes assegurado livre acesso às dependências das unidades organizacionais do Tribunal.

DA INDEPENDÊNCIA E OBJETIVIDADE

Art. 9º. A unidade de auditoria interna permanecerá livre de qualquer interferência ou influência na seleção do tema, na determinação do escopo, na execução dos procedimentos, no julgamento profissional e no reporte dos resultados, o que possibilitará a manutenção de avaliações e posicionamentos independentes e objetivos.

Parágrafo único. A unidade de auditoria interna deve ter corpo funcional que, coletivamente, assegure o conhecimento, as habilidades e outras competências necessárias ao desempenho de suas responsabilidades.

Art. 10. O servidor lotado na unidade de auditoria interna, que exerça atividade de auditoria interna, não poderá:

I - implementar controles internos e gerenciar a política de gestão de riscos;

II - participar diretamente na elaboração de normativos internos que estabeleçam atribuições e disciplinamento das atividades operacionais das unidades orgânicas;

III - preparar registros ou atuar em outra atividade que possa prejudicar a atuação imparcial; e

IV - ter responsabilidade ou autoridade operacional sobre atividade auditada, ou exercer atividades próprias e típicas de gestão, tais como:

a) atos que resultem em emissão de empenho, autorização de pagamento e suprimento ou dispêndio de recursos, independentemente do valor atribuído;

b) análise prévia de processo que objetive aprovação ou avaliação de estudos técnicos preliminares, projeto básico, termo de referência e respectivos editais de licitação ou minutas de contratos, bem como de aditivos contratuais, independentemente do valor atribuído;

c) formulação e implementação de políticas nas áreas de planejamento orçamentário e financeiro;

d) promoção ou participação na implantação de sistemas gerenciais não relacionados à área de auditoria;

e) participação em comissão de sindicância, de processo administrativo disciplinar, de conselhos com direito a voto ou qualquer outra atuação que possa prejudicar a emissão de posicionamento da unidade de auditoria interna ou do servidor;

f) atividades de assessoramento jurídico ou outra atuação que comprometa a independência da unidade de auditoria interna ou do servidor;

g) atividades de setorial contábil; e h) atividades de contadoria judicial ou extrajudicial.

Parágrafo único. O servidor que ingressar na unidade de auditoria interna do órgão não poderá atuar em procedimentos de auditoria relativos à área anteriormente ocupada, pelo período de doze meses.

Art. 11. O servidor, no exercício de atividades de auditoria, deve:

I - atuar com objetividade profissional na coleta, avaliação e comunicação de informações acerca da atividade ou do processo em exame;

II - realizar avaliação imparcial e equilibrada de todas as circunstâncias relevantes;

III - executar os trabalhos com proficiência e zelo profissional, respeitar o valor e a propriedade das informações recebidas e não as divulgar sem autorização;

IV - abster-se de realizar o exame de auditoria, caso tenha interesse próprio e possa ser influenciado na formação de julgamentos; e

V - comprometer-se somente com serviços para os quais possua os necessários conhecimentos, habilidades e experiência.

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 12. A atuação da unidade de auditoria interna abrange o exame de atos, fatos e contratos administrativos, incluindo a avaliação de sistemas, operações, programas ou projetos de interesse da atividade de auditoria.

§ 1º O desempenho das atividades a que se refere o caput compreende, entre outros, o exame e a avaliação da adequação e da eficiência e eficácia da governança, da gestão, do gerenciamento de riscos, dos controles internos estabelecidos e do alcance dos objetivos estratégicos.

§ 2º O resultado das avaliações será reportado enfatizando as exposições significativas a riscos, incluindo riscos de fraude, questões de controle e governança, dentre outros assuntos necessários ou solicitados pelo Presidente ou pelo Conselho de Administração do Tribunal.

§ 3º A atuação da unidade de auditoria interna deverá apoiar o controle externo e o CNJ no exercício de sua missão institucional.

Art. 13. A unidade de auditoria interna deverá enviar um plano de auditoria de longo prazo, quadrienal, e um plano anual de auditoria interna, preferencialmente baseados em riscos, à aprovação do Presidente do Tribunal, bem como comunicar os resultados de seu trabalho e acompanhar as ações corretivas acordadas.

DO CICLO DAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA

Art. 14. Cabe à unidade de auditoria interna garantir a implementação de estrutura lógica das atividades de auditoria interna, considerando, entre outras, as fases e finalidades abaixo expostas:

I - planejamento: estabelecer sequência ordenada e inter-relacionada das atividades, definir os objetivos a serem atingidos, otimizar os recursos disponíveis, garantir que todos os temas relevantes em relação à governança e à gestão administrativa sejam objeto das atividades de auditoria interna, considerando-se a alocação da capacidade operacional da unidade e as ações de capacitação necessárias para dar suporte às atividades;

II - execução: coletar e analisar dados sobre o tema objeto das atividades de auditoria interna e obter evidências suficientes e apropriadas para fundamentar os trabalhos de avaliação e consultoria;

III - avaliação do desempenho: instituir e manter programa de qualidade de auditoria que contemple todas as atividades de auditoria interna desde o seu planejamento até o monitoramento das recomendações;

IV - ações para melhoria da qualidade: implementar as oportunidades de melhoria identificadas na avaliação das atividades de auditoria interna.

Art. 15. Fica revogada a Portaria P TRE-RS n. 353, de 2 de dezembro de 2013 .

Art. 16. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

PRESIDENTE.

(Publicação: DEJERS, n. 117, p.12, 08.07.2020)