INSTRUÇÃO NORMATIVA TRE-RS P N. 54, DE 30 DE JANEIRO DE 2019

Regulamenta o Plano Anual de Contratações.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
Considerando a necessidade fortalecer a governança e a gestão das contratações;
Considerando a necessidade de medir, avaliar e priorizar a execução das despesas, alinhando o planejamento orçamentário anual com o de contratações;
Considerando a necessidade de regulamentação do processo de trabalho relativo ao Plano Anual de Contratações, implementado conforme projeto documentado nos autos do Processo Administrativo Eletrônico n. 981/2014;
Considerando o disposto no art. 10, parágrafo único, da Resolução TRE-RS n. 322/2019, de 21 de janeiro de 2019, que instituiu a Política de Contratações no âmbito do Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul;
RESOLVE:

CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º A elaboração, a aprovação e o acompanhamento do Plano Anual de Contratações no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul obedecerão ao disposto nesta Instrução Normativa.

CAPÍTULO II – DAS COMPETÊNCIAS

Art. 2º Compete ao Conselho de Administração do TRE-RS:
I – analisar e aprovar as demandas relativas a contratações para inclusão na proposta orçamentária do Tribunal;
II – aprovar o Plano Anual de Contratações;
III – decidir sobre as alterações a serem feitas no Plano Anual de Contratações;
IV – priorizar as demandas de contratações face a possíveis restrições orçamentárias, considerando, dentre outros critérios, a complexidade, o valor estimado e os eventuais prejuízos caso a contratação seja frustrada ou tardia.

Art. 3º Compete à Diretoria-Geral:
I – submeter o Plano Anual de Contratações ao Conselho de Administração para aprovação;
II – acompanhar a execução do Plano Anual de Contratações;
III – monitorar as metas e avaliar os indicadores dos objetivos organizacionais estabelecidos pela Política de Contratações do Tribunal.

CAPÍTULO III – DO PLANO ANUAL DE CONTRATAÇÕES

Art. 4º O Plano Anual de Contratações é o instrumento que contempla o planejamento das contratações previstas pelas unidades demandantes para o exercício financeiro, elaborado no ano anterior ao de sua execução.

Parágrafo único. Não serão objeto do referido plano as contratações relativas a ações de capacitação de pessoal e suprimento de fundos.

Art. 5º O Plano Anual de Contratações será operacionalizado por meio do sistema eletrônico desenvolvido para essa finalidade.

Art. 6º A elaboração do Plano Anual de Contratações terá início com a formulação da proposta orçamentária, ocasião em que as unidades deverão encaminhar, em formulário próprio do sistema eletrônico, a formalização de suas demandas para o exercício subsequente, bem como informar a relação das contratações cuja vigência se pretende renovar ou que, encerrando-se, tenham impacto financeiro no referido período.

Parágrafo único. Para a formulação da proposta orçamentária deverão ser observadas as orientações e prazos sugeridos pela Secretaria de
Orçamento e Finanças e estabelecidos pelo Diretor-Geral.

Art. 7º No encaminhamento da proposta orçamentária, as unidades deverão prestar, no mínimo, as seguintes informações:
I – descrição do objeto;
II – justificativa da necessidade;
III – objetivos estratégicos atendidos pela contratação;
IV – se a demanda é atendida por nova contratação ou contrato existente;
V – unidade requisitante;
VI – itens de despesa e plano interno;
VII – quantidade estimada para a contratação;
VIII – valores unitários e total estimados.

§ 1º A informação da justificativa da necessidade prevista no inciso II deste artigo deverá explicitar, quando for o caso, os elementos decisórios que determinaram a adoção da solução proposta em relação a outras disponíveis no mercado ou que concluíram pela renovação da vigência do contrato existente.

§ 2º O Conselho de Administração poderá determinar a inclusão de outras informações além das previstas neste artigo.

Art. 8º A fase de consolidação do Plano Anual de Contratações terá início a partir do detalhamento das demandas colocadas em proposta orçamentária, a ser realizado no sistema eletrônico pela unidade interessada até o dia 15 de outubro de cada ano, oportunidade em que serão efetuadas as adequações necessárias e acrescidas, no mínimo, as seguintes informações:
I – data de encaminhamento do Documento de Oficialização de Demanda (DOD), quando for caso;
II – data do encaminhamento do processo para a contratação, instruído com os Estudos Técnicos Preliminares e Termo de Referência ou Projeto Básico;
III – data estimada de entrega do contrato formalizado para gestão;
IV – programa/ação, de acordo com a proposta orçamentária;
V – procedimento estimado de contratação, indicando se a demanda pretendida possui previsão de ser contratada de forma direta, por licitação ou pelo Sistema de Registro de Preços.

§ 1º No detalhamento das demandas, as unidades deverão observar:
I – as disposições estabelecidas pela Administração sobre o planejamento para o final do exercício financeiro e as datas fixadas para o encaminhamento das solicitações de contratação;
II – o interregno mínimo de 5 meses entre as datas referidas nos incisos II e III deste artigo para as contratações a serem realizadas por meio de licitação e de 3 meses para as contratações diretas.

§ 2º Deverão ser incluídas nesta fase as demandas não cadastradas na proposta orçamentária, em razão de possuírem efeitos financeiros programados apenas para o exercício subsequente, cujos procedimentos de contratação estiverem previstos para o ano de execução do plano, acrescentando, no que couber, as informações estipuladas no art. 7º desta norma.

§ 3º O Conselho de Administração poderá determinar a inclusão de outras informações além das previstas neste artigo.

Art. 9º A Secretaria de Administração realizará a consolidação do Plano Anual de Contratações, remetendo-o à Diretoria-Geral por meio do sistema eletrônico até o dia 31 de outubro, para que seja submetido à consideração do Conselho de Administração.

Parágrafo único. Até a aprovação do Plano Anual de Contratações, poderão ser destacadas quaisquer inconsistências, inadequações ou informações que necessitem ser revisadas pelas unidades demandantes.

Art. 10. O Conselho de Administração deverá aprovar o Plano Anual de Contratações até o dia 30 de novembro do ano anterior à sua execução.

CAPÍTULO IV – DA REVISÃO DO PLANO E DA INCLUSÃO DE NOVAS DEMANDAS

Art. 11. O Plano Anual de Contratações deverá ser ajustado aos limites orçamentários no prazo de 30 dias da publicação da Lei Orçamentária Anual e, quando for o caso, do ato de limitação para movimentação e empenho que estabeleça contingenciamento ou cortes no orçamento.

§ 1º As demandas originalmente previstas no Plano Anual de Contratações que, em razão dos ajustes realizados, não dispuserem de recursos orçamentários, permanecerão como parte integrante do instrumento de planejamento, passando a constar como suspensas e poderão ser executadas mediante superveniente disponibilidade orçamentária.

§ 2º As revisões do Plano Anual de Contratações serão aprovadas pelo Conselho de Administração, com base nas informações prestadas pelas unidades interessadas.

Art. 12. Serão negadas as solicitações de contratação de demandas não previstas no Plano Anual de Contratações ou encaminhadas fora do prazo, salvo situações excepcionais devidamente motivadas.

§ 1º As solicitações de contratação de demandas não previstas no Plano Anual de Contratações deverão ser acompanhadas de:
I – justificativa fundamentada da não inclusão da demanda no momento oportuno e da necessidade da contratação no atual exercício;
II – existência de disponibilidade orçamentária;
III – substituição de demanda anteriormente aprovada, se for o caso.

§ 2º As solicitações de contratação de demandas encaminhadas fora do prazo previsto no Plano Anual de Contratações deverão ser precedidas de fundamentada justificativa pelo atraso.

§ 3º As solicitações referidas neste artigo serão enviadas à consideração do Diretor-Geral, que, a seu critério, poderá autorizar o prosseguimento da contratação ou submeter ao Conselho de Administração para deliberação.

§ 4º Para fins de solicitação de contratação, serão consideradas inclusas no Plano Anual de Contratações as demandas atendidas por contratos existentes cuja interrupção imprevista determine a realização de nova contratação.

CAPÍTULO V – DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 13. Os processos administrativos eletrônicos relativos às contratações previstas no Plano deverão ser autuados com o respectivo código identificador da demanda aposto junto ao “Assunto do Processo”.

Art. 14. Os dados relativos às datas de encaminhamento e às contratações executadas durante o ano serão informados no sistema eletrônico para fins de acompanhamento da execução do Plano Anual de Contratações.

Art. 15. O Plano Anual de Contratações aprovado será divulgado pela Diretoria-Geral na página do Tribunal na internet, até o dia 19 de dezembro de cada ano.

Art. 16. Ficam sujeitos ao regramento previsto nesta norma a Proposta Orçamentária de TI e o Plano de Contratações de TI elaborados e aprovados na forma da Resolução TRE-RS n. 272, de 3 de dezembro de 2015.

Art. 17. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador JORGE LUÍS DALL’AGNOL,
Presidente.

 

(Publicação: DEJERS, n. 10, p. 9, 31.01.2019)