PORTARIA DG N. 777, DE 08 DE SETEMBRO DE 2025.

REGULAMENTA O RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS FÍSICOS DE GUARDA PERMANENTE DAS UNIDADES DO TRIBUNAL E DAS ZONAS ELEITORAIS DO RIO GRANDE DO SUL PARA O ARQUIVO CENTRAL, BEM COMO A SUA DISPONIBILIZAÇÃO.

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições, 

CONSIDERANDO que os acervos documentais e objetos de valor histórico do Poder Judiciário constituem patrimônio cultural, e, portanto, devem ser preservados pelo Poder Público com a colaboração da comunidade, por força do disposto no art. 216, § 1º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que a Constituição Federal, no art. 216, § 2º, estabelece que cabem à administração pública a promoção da gestão da documentação governamental e as providências para dar acesso à informação;

CONSIDERANDO a Lei n. 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e determina serem deveres do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO a Resolução TSE n. 23.379/2012, que dispõe sobre o programa de gestão documental e sistema de arquivos, o fundo histórico e arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução TRE-RS n. 369/2021, que institui a Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul;

RESOLVE,

Art. 1º O recolhimento de documentos e processos físicos de guarda permanente das unidades do Tribunal e das Zonas Eleitorais do Rio Grande do Sul para o Arquivo Central, bem como a sua disponibilização, obedecerão ao disposto nesta Portaria.

Art. 2º Para fins desta Portaria, considera-se:

I – acondicionamento: ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e ao seu manuseio;

II – classificação: ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo do documento e selecionar a categoria de assunto sob a qual deverá ser recuperado, de acordo com o Plano de Classificação de Documentos vigente.

Art. 3º À seção responsável pelo Arquivo Central compete:

I – prestar assistência técnica às unidades do Tribunal e às Zonas Eleitorais no tocante à aplicação deste normativo; 

II – controlar e conferir a transferência dos documentos físicos ao Arquivo Central;

III – atender a consultas, empréstimos e desarquivamentos solicitados pelas unidades do Tribunal e pelas Zonas Eleitorais;

IV – atender a pesquisas solicitadas pelo público externo;

V – preservar os documentos sob sua guarda.

Art. 4º As unidades do Tribunal e as Zonas Eleitorais são responsáveis pelas informações contidas nos documentos e processos e por sua legitimidade, devendo observarem as orientações desta norma para o recolhimento ao Arquivo Central e para a utilização do acervo documental.

Art. 5º Todos os documentos recolhidos ao Arquivo Central deverão estar classificados e avaliados de acordo com os instrumentos arquivísticos vigentes.

Art. 6º Os processos cuja tramitação tenha se dado em segredo de justiça e os documentos de caráter sigiloso, ao serem encaminhados para o Arquivo Central, deverão receber identificação alusiva feita pela unidade do Tribunal ou pela Zona Eleitoral que solicitar o recolhimento.

Art. 7º Os documentos e os processos encaminhados ao Arquivo Central deverão ser acondicionados em caixas arquivo, de tamanho padrão, com especificações de 13 cm de largura, por 25 cm de altura e 36 cm de comprimento.

§ 1º As caixas deverão ser identificadas com espelhos padrão.

§ 2º O recolhimento de documentos e de processos ao Arquivo Central será formalizado por meio do Sistema Eletrônico de Informações, no qual deverá constar identificação detalhada dos documentos remetidos por meio de guia de recolhimento.

§ 3º Os espelhos padrão para as caixas, a guia de recolhimento, o passo a passo e o cronograma de recolhimento serão definidos pela seção responsável pelo Arquivo Central.

§ 4º Os documentos e processos registrados em sistemas informatizados de controle de tramitação deverão ser transferidos, via sistema, para a seção responsável pelo Arquivo Central.

Art. 8º A seção responsável pelo Arquivo Central realizará a conferência dos documentos com base nas relações preenchidas no Sistema Eletrônico de Informações. 

§ 1º Constatada a regularidade do recolhimento, será certificada no referido sistema. 

§ 2º Verificada a não observância dos procedimentos especificados nesta norma para recolhimento, a unidade do Tribunal ou a Zona Eleitoral de origem da irregularidade será cientificada para os ajustes cabíveis.

Art. 9º O acervo documental do Arquivo Central estará acessível a usuários internos e externos. 

§ 1º São usuários internos os Membros do Tribunal, servidores efetivos, requisitados, contratados e estagiários, lotados na Secretaria do Tribunal ou nas Zonas Eleitorais.

§ 2º São usuários externos o público em geral. 

Art. 10. O acervo documental será consultado nas dependências do Arquivo Central.

§ 1º Caberá à seção responsável pelo Arquivo Central localizar o documento ou o processo solicitado e colocá-lo à disposição do usuário. 

§ 2º Os documentos e processos do acervo poderão ser disponibilizados para consulta também em meio eletrônico, após a digitalização.

Art. 11. Os processos que, em razão da lei ou do interesse público, tenham tramitado em segredo de justiça, e os documentos de caráter sigiloso, cujo resguardo seja necessário à proteção da intimidade, da vida privada, da honra ou da imagem de pessoas, somente poderão ser consultados ou reproduzidos pela unidade do Tribunal, pela Zona Eleitoral de origem ou pelas partes e seus procuradores, observando-se, ainda, no que couber, as disposições normativas pertinentes e as disposições do art. 20 desta Portaria.

Art. 12. O empréstimo de documentos ou de processos é exclusivo para usuários internos e sua solicitação deverá ser realizada por meio do Sistema Eletrônico de Informações ou pelo e-mail da seção responsável pelo Arquivo Central. 

Art. 13. Caberá à unidade do Tribunal ou à Zona Eleitoral que solicitou o arquivamento de documento ou de processo encaminhar à seção responsável pelo Arquivo Central pedido de desarquivamento.

§ 1º A solicitação deverá ser realizada por meio do Sistema Eletrônico de Informações ou pelo e-mail da seção responsável pelo Arquivo Central. 

§ 2º O desarquivamento de processo será acompanhado de inserção de termo de desarquivamento no processo, após conferência, e registrado no sistema de acompanhamento.

§ 3º O prazo para a devolução de processo ou documento será de até 30 (trinta) dias prorrogável por igual período.

Art. 14. O transporte dos acervos de guarda permanente das Zonas Eleitorais do interior do Estado ficará a cargo da seção responsável pela logística de transporte do Tribunal, mediante pedido da seção responsável pelo Arquivo Central, com a informação da unidade de origem e a quantidade de caixas, observadas as especificações do artigo 7º, a partir do cronograma ajustado com as Zonas Eleitorais. 

Art. 15. O horário de atendimento aos usuários externos do Arquivo Central será o da Secretaria do Tribunal. 

Art. 16. O encaminhamento ou a retirada de documentos ou processos deve ser previamente agendado com a seção responsável pelo Arquivo Central.

Art. 17. Cópias de documentos ou de processos arquivados serão feitas no próprio Arquivo Central, por meio de digitalização e disponibilização dos arquivos digitais. 

Art. 18. O acesso ao acervo do Arquivo Central é restrito aos servidores da seção responsável pelo Arquivo Central.

Art. 19. Compete ao usuário zelar pela integridade dos documentos durante a consulta ou o empréstimo, responsabilizando-se por eventuais danos a eles causados quando em seu poder.

Art. 20. Os servidores efetivos, requisitados, contratados e estagiários que, em decorrência das atividades de desarquivamento e concessão de acesso a documentos ou processos do acervo documental do Arquivo Central, atuem como operadores no tratamento de dados pessoais, devem adotar os requisitos de segurança, os padrões de governança e os princípios estabelecidos pela Política de Proteção de Dados Pessoais e pela Política de Segurança da Informação do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul.

Art. 21. Os casos omissos ou excepcionais serão decididos pela Diretoria-Geral.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

ANA GABRIELA DE ALMEIDA VEIGA,
DIRETORA-GERAL.

   

(Publicação: DJE, n. 168, p. 4, 10.09.2025)