INSTRUÇÃO NORMATIVA TRE-RS DG N. 15, DE 08 DE JUNHO DE 2012

Regulamenta a concessão, aplicação e comprovação de suprimento de fundos no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul, por meio de depósito em conta corrente.

O DIRETOR-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições,

RESOLVE:

DA CONCESSÃO

Art. 1º Poderá ser concedido suprimento de fundos para pagamento de despesas de caráter excepcional que não possam ser subordinadas ao processo normal de aplicação, sempre precedido de empenho em dotação própria, nos seguintes casos:

I – para atender despesas de pequeno vulto;

II – para atender despesas urgentes e inadiáveis, desde que justificada a inviabilidade de sua realização pelo processo normal de despesa pública;

III – para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento em espécie;

IV – para atender despesas com aquisição de passagens rodoviárias, ferroviárias ou hidroviárias, quando:

a) não houver transporte aéreo regular no trecho pretendido;

b) não houver disponibilidade de transporte aéreo na data desejada e não se puder aguardar a data e o horário oferecidos pelas empresas, justificando-se a impossibilidade de a viagem ocorrer no horário e na data colocados à disposição pelas concessionárias do serviço;

c) o servidor preferir o transporte rodoviário, ferroviário ou hidroviário ao transporte aéreo.

§ 1º A concessão do suprimento de fundos compete ao Diretor-Geral, na qualidade de Ordenador de Despesa, por meio de portaria expedida pela Secretaria de Gestão de Pessoas e, na hipótese do inciso I, não excederá a 5% (cinco por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alínea “a”, da Lei n. 8.666/93.

§ 2º A aquisição de bens de consumo à conta de suprimento de fundos concedido na hipótese do inciso I, salvo caso excepcional devidamente justificado, fica condicionada à:

a) falta temporária ou eventual em estoque do material ou medicamento a adquirir;

b) impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem ou de transporte do material até os Cartórios Eleitorais;

c) inexistência de cobertura contratual.

§ 3º O limite máximo para realização de cada objeto de despesa de pequeno vulto não deve exceder a 0,25% (vinte e cinco centésimos por cento) do limite estabelecido no art. 23, inciso II, alínea “a”, da Lei n. 8.666/93, sendo vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório para adequação a esse valor.

Art. 2º É vedada a concessão de suprimento de fundos para:

I – aquisição de bens ou contratação de serviços que caracterizem ação continuada;

II – aquisição de bens para os quais exista contrato de fornecimento ou de prestação de serviços, salvo caso excepcional devidamente justificado;

III – aquisição de material permanente; e

IV – assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos.

Art. 3º Não será concedido suprimento de fundos a servidor:

I – responsável por dois suprimentos;

II – responsável por suprimento de fundos de que não tenha prestado contas de sua aplicação no prazo fixado no ato de concessão;

III – que esteja respondendo a sindicância ou a processo administrativo disciplinar;

IV – declarado em alcance;

V – que não esteja em efetivo exercício no TRE/RS;

VI – responsável pelo Almoxarifado/Patrimônio, que tenha a seu encargo a guarda ou a utilização do material a adquirir;

VII – destinatário do serviço solicitado;

VIII – responsável pela execução da despesa;

IX – titular da unidade responsável pelo Controle Interno e seu substituto, ou que tenha a seu encargo a análise ou parecer sobre a prestação de contas de suprimento de fundos;

X – Ordenador de Despesa;

XI – Gestor Financeiro.

Parágrafo único. Entende-se por servidor declarado em alcance, nos termos do inciso IV, aquele que tenha cometido apropriação indevida, extravio, desvio ou falta verificada na prestação de contas de dinheiro ou valores confiados a sua guarda, motivos que ensejam a impugnação das contas do suprido.

Art. 4º A concessão de suprimento de fundos deverá ser proposta por meio do formulário constante do Anexo I.

Art. 5º Do ato da concessão de suprimento de fundos, após sua autorização, constarão:

I – a motivação do ato;

II – o nome completo, número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas da Secretaria da Receita Federal (CPF), cargo ou função do suprido e lotação;

III – o valor total discriminado por natureza de despesa;

IV – a finalidade do suprimento;

V – o período de aplicação;

VI – o prazo para prestação de contas; e

VII – a data de concessão.

§ 1º O ato de concessão deverá ser publicado no Boletim Interno deste Tribunal.

§ 2º O valor do suprimento de fundos inclui aqueles referentes às obrigações tributárias, não podendo ultrapassar o limite estabelecido no ato de sua concessão.

§ 3º O empenho da despesa deverá ocorrer em data igual ou posterior ao do ato de concessão, na forma do § 1º do art. 1º.

Art. 6º A Secretaria de Orçamento e Finanças providenciará a entrega do numerário, que será efetivada em conta bancária aberta em nome do suprido especificamente para a aplicação do suprimento de fundos.

DA APLICAÇÃO

Art. 7º O suprimento de fundos não poderá ter aplicação diversa daquela especificada no ato de concessão e na nota de empenho, devendo limitar-se ao numerário entregue ao suprido.

§ 1º Em se tratando de suprimento de fundos para atender despesas de pequeno vulto, não é permitido o fracionamento destas ou do documento comprobatório para adequação ao valor mencionado no § 3º do art. 1º.

§ 2º A total devolução dos recursos concedidos não exime o suprido do dever de prestar contas, observado o inciso III do art. 12.

Art. 8º A aplicação do suprimento de fundos terá o prazo máximo de 90 (noventa) dias e não ultrapassará o exercício financeiro.

§ 1º O prazo estabelecido neste artigo será contado a partir do dia em que o numerário estiver disponível na conta bancária do suprido específica para esse fim.

§ 2º A importância aplicada até o dia 31 de dezembro deverá ser informada nesta mesma data ao Diretor-Geral e à Secretaria de Orçamento e Finanças e comprovada até o dia 15 (quinze) de janeiro do ano subsequente, prevalecendo os prazos para prestação de contas contidos nas normas de encerramento do exercício editadas anualmente.

DAS OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS E DE CONTRIBUIÇÕES

Art. 9º Os pagamentos a serem efetuados estarão sujeitos, quando for o caso, à retenção dos tributos na forma determinada em lei, ficando o contratado incumbido de fazer as comprovações necessárias na hipótese de não retenção.

DA COMPROVAÇÃO

Art. 10. As despesas realizadas deverão ser comprovadas por documento fiscal original específico, devidamente atestadas, devendo conter ainda, por parte do fornecedor do material ou do prestador de serviços, a declaração de recebimento da importância paga ou a cópia da ordem bancária:

I – na aquisição de material de consumo: nota fiscal fatura, nota fiscal de venda ao consumidor, cupom fiscal ou DANFE;

II – na prestação de serviço realizado por pessoa jurídica: nota fiscal de prestação de serviços;

III – na prestação de serviço realizado por pessoa física: recibo de serviço prestado por pessoa física – que constará obrigatoriamente, de forma clara, nome, CPF e número de inscrição no INSS, número de inscrição na Prefeitura e endereço do prestador de serviço;

IV – comprovante das despesas das passagens de transportes urbanos, interurbanos e táxi;

V – comprovante das retenções, quando for o caso.

Art. 11. Os comprovantes de despesa não poderão conter rasura e serão emitidos por quem prestou o serviço ou forneceu o material, e deles constarão:

I – nome por extenso ou abreviado do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul;

II – data de emissão do documento, dentro do período de aplicação conforme art. 8º;

III – discriminação clara do material recebido ou do serviço prestado, não se admitindo generalizações ou abreviaturas que impossibilitem a identificação das despesas realizadas;

IV – indicação da unidade e da quantidade do material ou serviço, bem como dos valores unitário e total;

V – nas hipóteses dos inciso I e II do art. 1º, a atestação de que o serviço foi prestado ou de que o material foi fornecido – preenchida com data, nome, assinatura e cargo ou função – deverá ser firmada por juiz eleitoral, chefe de cartório eleitoral, por titular de seção, coordenadoria, gabinete, secretaria ou por assessores, assim como por seus substitutos; e

VI – nas hipóteses dos incisos III e IV do art. 1º, a atestação das despesas em viagem ou com aquisição de passagens – preenchida com data, nome, assinatura e cargo ou função – deverá ser firmada exclusivamente pelo servidor ou magistrado que delas fizer uso.

Parágrafo único. A atestação das despesas realizadas não poderá ser feita pelo suprido.

DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 12. A prestação de contas de suprimento de fundos será encaminhada à Secretaria de Controle Interno e Auditoria, até o trigésimo dia subsequente ao término do período de aplicação por meio de procedimento administrativo eletrônico e dele constarão:

I - expediente de encaminhamento assinado pelo suprido;

II – relatório da receita e das despesas (Anexo II), com discriminação individualizada dos pagamentos realizados e seus respectivos comprovantes;

III - comprovante de recolhimento do saldo, quando for o caso;

IV - extrato da conta bancária, que deverá abranger todo o período da aplicação;

V - comprovantes das despesas realizadas, nos termos do art. anterior;

VI - manifestação do chefe da seção responsável, conforme o caso, quanto às condições relacionados no § 2º do art. 1º, salvo presente a justificativa que excepciona esse dispositivo;

VII – as justificativas das despesas autorizadas.

Art. 13. Cabe ao Diretor-Geral, no prazo de 30 (trinta) dias a contar do recebimento da prestação de contas, com parecer da Secretaria de Controle Interno e Auditoria, aprová-las ou impugná-las.

Art. 14. Aprovadas as contas, a Secretaria de Orçamento e Finanças, em até 15 (quinze) dias, procederá à baixa da responsabilidade do suprido e à reclassificação contábil da despesa no Sistema de Administração Financeira (SIAFI).

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15. O suprido tem a condição de preposto do Diretor-Geral, na qualidade de Ordenador de Despesa, não podendo transferir a outrem a sua responsabilidade pela aplicação e comprovação do numerário recebido, devendo prestar contas no prazo estabelecido no ato concessivo.

Art. 16. O suprimento de fundos concedido é considerado despesa efetiva, registrada sob a responsabilidade do suprido até que se lhe proceda à respectiva baixa, conforme art. 14.

Parágrafo único. O suprimento de fundos será contabilizado e incluído nas contas do Ordenador de Despesa como:

I – despesa realizada, quanto aos valores efetivamente utilizados;

II – anulação de despesas, decorrentes das devoluções por falta de aplicação parcial ou total, quando devolvidas dentro do mesmo exercício financeiro;

III – receita orçamentária, decorrentes das devoluções por falta de aplicação parcial ou total, quando devolvida após o encerramento do exercício financeiro.

Art. 17. Se o suprido não prestar contas do suprimento de fundos recebido no prazo fixado, o Diretor-Geral deverá, de imediato:

I – requisitar e encaminhar à Secretaria de Orçamento e Finanças os respectivos autos do processo para o registro de responsabilidade do suprido;

II – adotar as medidas necessárias à apuração dos fatos e, se for o caso, à quantificação dos danos causados e o ressarcimento ao erário.

Art. 18. Se a prestação de contas do suprido for impugnada, o Diretor-Geral deverá, de imediato:

I – declará-lo em alcance;

II – encaminhar à Secretaria de Orçamento e Finanças os respectivos autos do processo para o registro de responsabilidade do suprido;

III – adotar as medidas necessárias à apuração dos fatos e, se for o caso, à quantificação dos danos causados e o ressarcimento ao erário.

Art. 19. A Tomada de Contas Especial será instaurada pelo Diretor-Geral no prazo de 180 (cento e oitenta) dias contados da data fixada para prestação de contas, após esgotadas as medidas administrativas internas sem obtenção do ressarcimento pretendido, observado o disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 20. A Secretaria de Controle Interno e Auditoria ao tomar conhecimento de irregularidade, ilegalidade ou omissão no dever de instaurar tomada de contas especial deverá adotar medidas para assegurar o cumprimento da lei, sob pena de responsabilidade.

Art. 21. Durante a tramitação do processo de Tomada de Contas Especial, por determinação do Diretor-Geral, caberá à Secretaria de Orçamento e Finanças, providenciar a baixa de responsabilidade do suprido, quando houver a apresentação da prestação de contas, devidamente aprovada, ou o recolhimento do débito pelo responsável, com os devidos acréscimos pecuniários.

Art. 22. Esta Instrução Normativa entrará em vigor na data de sua publicação.

Porto Alegre, 08 de junho de 2012.

DIRETOR-GERAL 


(Publicação: DEJERS n. 99, p. 01, 11.6.2012)