INSTRUÇÃO NORMATIVA TRE-RS DG N. 09, DE 09 ABRIL DE 2008

REVOGADA PELA Instrução Normativa TRE-RS P 56/2019

Dispõe sobre os procedimentos administrativos para acompanhamento e fiscalização da execução de contratos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul. 

O DIRETOR-GERAL DA SECRETARIA DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições, resolve: 

OBJETIVOS 
Art. 1°. A presente Instrução Normativa tem como objetivo indicar regras procedimentais para a gestão dos contratos firmados pelo TRE-RS. 

Art. 2°. Todas as ações contratuais deverão respeitar os ditames desta Instrução Normativa, a legislação vigente e os princípios administrativos aplicáveis à espécie. 

DEFINIÇÕES 
Art. 3°. Gestão de contratos - conjunto de atos e procedimentos voltados ao acompanhamento e fiscalização dos contratos, com vistas ao seu integral cumprimento e ao atendimento das necessidades do TRE-RS. 

Art. 4°. Gestor do contrato - servidor designado pela Administração para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato, responsabilizando-se pela sua condução, nos termos do artigo 67 da Lei n. 8.666/93

Art. 5°. Fiscal do contrato - servidor designado pela Administração para auxiliar o gestor ou comissão na fiscalização da execução do contrato.

Art. 6°. Comissão de gestão contratual - grupo de, no mínimo, três servidores, designados pela Administração para acompanhar e fiscalizar o contrato em virtude de sua complexidade. 

Art. 7°. Comissão de fiscalização contratual - grupo de, no mínimo, três servidores, designados pela Administração para auxiliar o gestor ou comissão na fiscalização da execução do contrato. 

Art. 8°. Atestado - declaração atestando a execução do objeto contratado, aposta no próprio documento fiscal, ou em documento emitido especificamente para esse fim. 

Art. 9°. Termo de recebimento - documento emitido por ocasião do recebimento do objeto contratado, podendo ser provisório ou definitivo. 

Art. 10. Ficha de acompanhamento - documento elaborado pelo gestor do contrato ou comissão, onde serão anotadas todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato. 

INDICAÇÃO E NOMEAÇÃO DO GESTOR/FISCAL/COMISSÃO 
Art. 11. A indicação do gestor, fiscal ou comissão será efetivada pela unidade interessada e as respectivas nomeações por ato do Diretor-Geral, facultada a indicação de substituto. 
Parágrafo Único - Na ausência, a qualquer título, dos gestores titular e substituto, atuará como gestor a chefia imediata do titular, ainda que em substituição. 

ATRIBUIÇÕES DO GESTOR/FISCAL/COMISSÃO 
Art. 12. Compete ao gestor ou comissão: 
I - Inteirar-se do conteúdo da contratação efetivada e demais documentos a ela pertinentes, com o objetivo de realizar o planejamento da gestão; 
II - Anotar na ficha de acompanhamento, em ordem cronológica, todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato; 
III - Manter atualizados, no processo, os dados da contratada (representante, pessoa de contato, endereço, telefones, endereço eletrônico);
IV - Conferir o cumprimento das obrigações pactuadas, especialmente os prazos previstos no contrato e o atendimento às especificações atinentes ao objeto;
V - Comunicar imediatamente à contratada, por intermédio de seu preposto, a escassez de material e/ou mão-de-obra a seu encargo, cuja falta esteja dificultando o cumprimento do contrato;
VI - Exigir que a contratada substitua os materiais ou refaça os serviços que se apresentem em desacordo com as especificações estabelecidas, de modo a viabilizar o recebimento definitivo;
VII - Comunicar formalmente à contratada, por intermédio de seu preposto, os danos porventura causados por seus profissionais, requerendo as providências reparadoras e, dependendo da gravidade dos danos, comunicar imediatamente à Secretaria de Administração;
VIII - Comunicar formalmente à contratada as eventuais irregularidades do contrato, estabelecendo prazo de cinco dias úteis para solução dos problemas apontados, salvo necessidade de prazo diverso, justificada pelo gestor; 
IX - Comunicar à Administração o descumprimento de quaisquer obrigações passíveis de rescisão contratual e/ou aplicação de penalidades, sem prejuízo da comunicação direta à contratada, após esgotadas as possibilidades de regularização; 
X - Recusar os serviços executados ou os materiais entregues em desacordo com o pactuado, comunicando à Administração os motivos que geraram a ação; 
XI - Encaminhar à Secretaria de Administração eventual solicitação de subcontratação do objeto; 
XII - Comunicar e justificar à Administração a necessidade de acréscimos ou supressões no objeto contratado; 
XIII - Receber, provisória ou definitivamente, o objeto do contrato sob sua responsabilidade, mediante atestado ou termo de recebimento; 
XIV - Analisar, conferir e atestar os documentos fiscais, fazendo constar no atestado a data, identificação e assinatura do responsável, verificando: 
a) emissão em nome do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul;
b) data de emissão; 
c) CNPJ/CPF, conforme nota de empenho; 
d) discriminação do objeto contratado de acordo com a nota de empenho ou contrato; 
e) valor (unitário e total) de acordo com o ajustado;
f) existência de erro ou rasura, quando, então, deverá ser solicitada à contratada a regularização do documento fiscal; 
XV - Encaminhar os documentos fiscais à Secretaria de Orçamento e Finanças para pagamento, respeitados os trâmites administrativos;
XVI - Comunicar à Administração, com antecedência de 180 dias, o término da vigência do contrato, apresentando as justificativas quanto ao interesse na sua continuidade; 
XVII - Observar as orientações da Secretaria de Orçamento e Finanças quanto aos procedimentos de encerramento do exercício financeiro; 
XVIII - Encaminhar à Secretaria de Administração as solicitações de alteração de valores formuladas pela contratada; 
XIX - Requerer à Administração apoio especializado nas situações que comprovadamente exijam domínio técnico; 

Art. 13. Nos casos em que houver designação de fiscal ou comissão de fiscalização caberá a estes auxiliar o gestor nos aspectos diretamente relacionados à execução do objeto contratado. 

DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 14. As ações recomendadas aos gestores serão detalhadas no Manual de Gestão de Contratos do TRE-RS. 

Art. 15. Os gestores, sempre que solicitados, deverão auxiliar os responsáveis pela elaboração de projetos básicos. 

Art. 16. O servidor designado para qualquer das funções regulamentadas nesta Instrução Normativa responde civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular das atribuições a ele confiadas, estando sujeito às penalidades previstas na Lei n. 8.112, de 12 de dezembro de 1990, garantida a ampla defesa e o contraditório. 

Art. 17. As dúvidas eventualmente suscitadas na execução desta Instrução Normativa serão dirimidas pelo Diretor-Geral. 

Art. 18. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Porto Alegre, 9 de abril de 2008.

ANTÔNIO AUGUSTO PORTINHO DA CUNHA,
Diretor-Geral.