PORTARIA TRE-RS P N. 2446, DE 29 DE SETEMBRO DE 2025.

APROVA O PROCESSO DE TRABALHO PARA O MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES EXPEDIDAS NAS ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA NO ÂMBITO DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL.

O EXCELENTÍSSIMO DESEMBARGADOR MÁRIO CRESPO BRUM, PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso das suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO a Portaria P TRE-RS, n. 1908, de 18 de outubro de 2023, que autoriza a adoção do Manual de Auditoria do Poder Judiciário, o qual prevê a necessidade de garantir o efetivo acompanhamento das providências adotadas em resposta às recomendações emitidas pela Auditoria Interna;

CONSIDERANDO os requisitos para o atingimento do Nível de Infraestrutura no Modelo de Capacidade de Auditoria Interna para o setor público (IA-CM) que, entre outros, prevê a estruturação do monitoramento como prática essencial aos estágios de amadurecimento das atividades de auditoria interna,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar o processo de trabalho para o monitoramento das recomendações expedidas nas atividades de auditoria interna no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul, nos termos desta Portaria e do fluxograma constante no Anexo.

Parágrafo único. O processo de trabalho previsto nesta Portaria poderá ser aplicado de forma subsidiária em monitoramento de auditorias realizadas pelo Tribunal de Contas da União, pelo Conselho Nacional de Justiça e pelo Tribunal Superior Eleitoral.

Art. 2º Denomina-se monitoramento o processo de acompanhamento da implementação das recomendações emitidas nas atividades de auditoria interna, com vistas à verificação das providências adotadas pelas unidades auditadas e à avaliação da efetividade das ações corretivas.

§ 1º Serão monitoráveis as recomendações eventualmente expedidas em decorrência de trabalhos de consultoria aceitas pelos gestores ou gestoras responsáveis.

§ 2º Não serão monitoráveis as oportunidades de melhoria apontadas pela equipe de auditoria, salvo nas hipóteses de acolhimento pelos gestores ou gestoras responsáveis.

Art. 3º O Titular da Secretaria de Auditoria Interna (SAI) designará a equipe responsável pelas atividades de monitoramento e, se for o caso, autorizará modificações nos procedimentos de monitoramento, visando ao seu aperfeiçoamento ou à integração com novos sistemas.

Parágrafo único. A utilização de método distinto do previsto nesta portaria deverá ser formalmente justificado no processo administrativo do monitoramento, indicando as especificidades que fundamentaram a escolha.

Art. 4º O monitoramento será realizado em expediente específico, que poderá conter uma ou mais recomendações de auditoria, e que será autuado pela SAI após a aprovação das recomendações pela Presidência.

§ 1º Ao monitorar as recomendações, a SAI deverá priorizar a correção dos problemas de natureza grave, que impliquem risco de danos ao erário ou de comprometimento direto das metas estratégicas definidas pelo Tribunal.

§ 2º Na fase de monitoramento, serão verificadas as providências adotadas pelos setores envolvidos na auditoria, mediante a análise de evidências acerca da implementação das recomendações.

§ 3º As evidências da implementação das recomendações compreendem as informações utilizadas pela equipe de auditoria para chegar às conclusões acerca do monitoramento realizado, sendo necessárias para subsidiar as conclusões representadas no relatório de monitoramento.

§ 4º Constituem evidências, entre outros, documentos, registros, relatórios, e-mails, atas de reunião, capturas de tela de sistemas e outros registros que comprovem a implementação das ações corretivas.

Art. 5º A SAI poderá agendar reuniões com as unidades auditadas com a finalidade de atualizar e obter informações complementares, identificar dificuldades e discutir possíveis soluções, esclarecer dúvidas e assegurar ao gestor ou gestora a oportunidade de apresentar dados adicionais ou justificativas.

§ 1º Diante de dificuldades para implementação da recomendação, o gestor ou gestora poderá solicitar à SAI novo prazo para cumprimento.

§ 2º A concessão de novo prazo dependerá do consentimento formal do(a) Titular da SAI, após consulta à equipe de auditoria responsável, considerando a relevância da recomendação, os riscos envolvidos e a razoabilidade da justificativa apresentada.

§ 3º Caso a recomendação seja de alto risco ou relacionada à irregularidade, o(a) Titular da SAI deverá comunicar à Presidência do Tribunal os riscos em questão, a fim de que seja conhecida a perspectiva dos gestores ou gestoras envolvidos e para que sejam orientados quanto a esse risco.

Art. 6º É facultada a discussão sobre solução e forma de implementação das recomendações entre a equipe de auditoria e gestores ou gestoras responsáveis, com o propósito de identificar a causa raiz dos problemas e propor ações corretivas eficazes, resguardado o princípio da segregação de funções e a vedação de atividades de cogestão vinculadas à atividade de auditoria interna.

Art. 7º As recomendações de auditoria poderão exigir a elaboração de um plano de ação, a execução de um projeto, ou a elaboração e aprovação de normativo, entre outras formas de atendimento.

§ 1º As recomendações que demandem um conjunto de medidas a serem adotadas deverão ser objeto de plano de ação consolidado, elaborado pelo gestor ou gestora responsável pelo atendimento.

§ 2º As medidas propostas para implementação devem ser viáveis, práticas, monitoráveis, diretas, específicas, significativas, apresentar boa relação de custo-benefício e atuar na causa raiz, condição ou consequência.

§ 3º O plano de ação deverá ser elaborado em até 30 (trinta) dias após o início do monitoramento e discriminar, no mínimo:

I – as providências e os procedimentos a serem adotados pelas unidades auditadas para a implementação das recomendações;

II – as unidades/subunidades responsáveis pelas ações; e

III – os prazos para atendimento integral das recomendações.

Art. 8º O resultado da análise do monitoramento deve constar em Relatório de Monitoramento específico.

§ 1º Nesse relatório, devem constar, no mínimo, as seguintes informações:

I - as recomendações monitoradas;

II - as providências adotadas pelas unidades auditadas;

III - a análise das providências adotadas, incluindo a verificação da eficácia das ações corretivas e a identificação de eventuais riscos residuais; e

IV - a situação da recomendação, classificada conforme o § 2º deste artigo.

§ 2º Nos relatórios de monitoramento, as recomendações serão enquadradas nas seguintes classificações:

I – Implementada: quando a unidade auditada comprovar, mediante evidências, que realizou as ações necessárias e suficientes para o atendimento da recomendação;

II – Em implementação: quando a unidade auditada iniciou a ação para atendimento da recomendação, porém, a solução não estava completa no momento da elaboração do relatório de monitoramento;

III – Não implementada: quando a unidade auditada não se manifestar, ou manifestar-se, de forma justificada, contrária à implementação da recomendação, porém, a auditoria interna não considerar razoáveis as justificativas apresentadas;

IV – Prejudicada: quando a recomendação perdeu o objeto devido a mudanças no contexto, tornando seu atendimento desnecessário ou impossível.

Art. 9º Recomendações que constituírem apenas alerta para práticas que devem ser evitadas ou não repetidas, bem como práticas que constituem achados positivos, poderão ser consideradas como não monitoráveis pela equipe de auditoria.

§ 1º Para considerar uma recomendação como não monitorável, a equipe de auditoria deve atentar para a utilização de terminologias que indiquem seu caráter como, por exemplo, “alertar”, “evitar”, “não repetir” e “continuar a boa prática”.

§ 2º Auditorias futuras sobre o mesmo tema deverão avaliar a implementação de recomendações não monitoráveis anteriormente expedidas.

Art. 10. O controle de monitoramento realizado pela SAI ocorrerá por um período determinado, podendo atingir o máximo de três anos após o respectivo Plano Anual de Auditoria.

§ 1º Sempre que o monitoramento de uma recomendação deixar de ser objeto de acompanhamento ativo pela SAI, por ter atingido o prazo estipulado, a SAI deverá comunicar tal situação à Presidência do Tribunal.

§ 2º O último relatório de monitoramento consignará o encerramento pelo decurso de prazo, destacando a situação das recomendações pendentes (em implementação ou não implementada), ressaltando a presunção de que os gestores ou gestoras responsáveis assumiram os riscos decorrentes das medidas ainda não efetivadas.

§ 3º Será registrado, também, no último relatório de monitoramento, que o gestor continua com a obrigação de cumprir as recomendações parcialmente implementadas ou não implementadas, considerando tratar-se de determinação da Presidência quando apreciou o relatório de auditoria.

Art. 11. A SAI deverá publicar na intranet, e manter atualizada, a relação de recomendações de auditoria em monitoramento, incluindo informações sobre o status de implementação.

§ 1º Para fins gerenciais, durante a análise das evidências obtidas no monitoramento, as recomendações poderão ser classificadas como “Em análise pela SAI”.

§ 2º Após a conclusão da análise, as recomendações serão classificadas em conformidade com o artigo 8º, § 2º, desta Portaria.

§ 3º As recomendações de cada auditoria participarão de índices que visam a apurar o cumprimento de recomendações pelo período máximo de 3 (três) anos após o respectivo Plano Anual de Auditoria.

Art. 12. As conclusões da SAI acerca do monitoramento serão comunicadas à Presidência do Tribunal, com as considerações julgadas pertinentes, preferencialmente em conjunto com o relatório anual de atividades.

Art. 13. Os casos omissos serão decididos pela Presidência do Tribunal.

Art. 14. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

DESEMBARGADOR MARIO CRESPO BRUM,
PRESIDENTE.

   

(Publicação: DJE, n. 187, p. 4, 07.10.2025)