INSTRUÇÃO NORMATIVA TRE-RS P N. 39, DE 25 DE AGOSTO DE 2014

Dispõe sobre contratações de Solução de Tecnologia da Informação, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul - TRE-RS, com base nas diretrizes consolidadas na Resolução n. 182, de 17 de outubro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições, resolve:

CAPÍTULO I - DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º As contratações de Solução de Tecnologia da Informação realizadas pelo TRE-RS serão disciplinadas por esta Instrução Normativa.

Parágrafo único. Solução de Tecnologia da Informação, para efeitos desta Instrução Normativa, compreende bens e/ou serviços de Tecnologia da Informação que se integram para o alcance dos resultados pretendidos com a contratação, de modo a atender à necessidade que a desencadeou e, doravante, será denominada simplesmente de Solução de TI.

Art. 2º Para fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I - Análise de Riscos: documento que contém a descrição, a análise e o tratamento dos riscos e ameaças que possam vir a comprometer o sucesso de todo o Ciclo de Vida da Contratação;

II - Análise de Viabilidade da Contratação: documento que demonstra a viabilidade funcional de negócio e técnica da contratação, levando-se em conta os aspectos de eficácia, eficiência, economicidade e padronização;

III - Área Demandante da Solução: unidade do órgão que demanda uma Solução de TI;

IV - Área de Tecnologia da Informação: unidade do órgão responsável por gerir a Tecnologia da Informação;

V - Área Administrativa: unidade do órgão responsável pela execução dos atos administrativos e por apoiar e orientar as áreas Demandante e de Tecnologia da Informação no que se refere aos aspectos administrativos da contratação;

VI - Aspectos Funcionais da Solução: conjunto de requisitos (funcionalidades) relevantes, vinculados aos objetivos de negócio e ligados diretamente às reais necessidades dos usuários finais, que deverão compor a Solução de TI desejada;

VII - Aspectos Técnicos da Solução: conjunto de requisitos tecnológicos a serem observados na contratação da Solução de TI, necessários para garantir o pleno atendimento das funcionalidades requeridas pela Área Demandante, tais como: de especificações técnicas do produto, de implementação e continuidade da solução em caso de falhas, de desempenho, de disponibilidade, de qualidade, dentre outros requisitos pertinentes;

VIII - Aspectos Administrativos da Contratação: conjunto de orientações administrativas a serem sugeridas para a contratação da Solução de TI, tais como: natureza, forma de adjudicação e parcelamento do objeto, seleção do fornecedor, habilitação técnica, pesquisa e aceitabilidade de preços, classificação orçamentária, recebimento, pagamento e sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais, entre outras orientações pertinentes;

IX - Ciclo de Vida da Contratação: conjunto de fases e etapas necessárias para se adquirir um bem e/ou contratar um serviço, contemplando o planejamento, a execução, a avaliação e o encerramento do contrato;

X - Comitê de Tecnologia da Informação: órgão colegiado, integrado pela Secretaria de Tecnologia da Informação e pelos maiores demandantes de Solução de TI, responsável pela definição de princípios, diretrizes, objetivos e priorização de planos e investimentos em Tecnologia da Informação;

XI - Documento de Oficialização da Demanda: documento que contém o detalhamento da necessidade da Área Demandante da Solução de TI a ser contratada;

XII - Equipe de Gestão da Contratação: equipe composta pelo Gestor do Contrato, responsável por gerir a execução contratual e, sempre que possível e necessário, pelos Fiscais Demandante, Técnico e Administrativo, responsáveis por fiscalizar a execução contratual, consoante às atribuições regulamentares:

a) Fiscal Demandante do Contrato: servidor representante da Área Demandante da Solução de TI, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos funcionais da solução;

b) Fiscal Técnico do Contrato: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos técnicos da solução;

c) Fiscal Administrativo do Contrato: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos da execução, especialmente os referentes ao recebimento, pagamento, sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais.

XIII – Equipe de Planejamento da Contratação: equipe envolvida no planejamento da contratação, responsável por auxiliar a Área Demandante da Solução de TI, composta, sempre que possível e necessário, por:

a) Integrante Demandante: servidor representante da Área Demandante da Solução de TI, indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos funcionais da solução a ser contratada e pela condução dos trabalhos da equipe de planejamento;

b) Integrante Técnico: servidor representante da Área de Tecnologia da Informação, indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos técnicos da solução a ser contratada;

c) Integrante Administrativo: servidor representante da Área Administrativa, indicado pela respectiva autoridade competente, responsável por apoiar e orientar os integrantes das áreas Demandante e de Tecnologia da Informação nos aspectos administrativos da contratação.

XIV – Estratégia para a Contratação: documento que contém as informações necessárias e suficientes para subsidiar as decisões das demais áreas do órgão envolvidas no processo administrativo de contratação;

XV – Gestão: conjunto de atividades superiores de planejamento, coordenação, supervisão e controle que visam a garantir o atendimento dos objetivos do órgão;

XVI – Gestor do Contrato: servidor com atribuições gerenciais, técnicas ou operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, indicado por autoridade competente do órgão;

XVII – Ordem de Fornecimento de Bens ou de Serviço: documento utilizado para solicitar à empresa contratada o fornecimento de bens e/ou a prestação de serviços;

XVIII – Planejamento Estratégico Institucional (PEI): instrumento que define os objetivos, as estratégias e os indicadores de desempenho a serem alcançados pelo órgão em um período determinado;

XIX – Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI): instrumento que declara as iniciativas estratégicas da Área de Tecnologia da Informação que deverão ser executadas em um período determinado, em harmonia com os objetivos estratégicos do órgão;

XX – Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão de pessoas, de processos e de Tecnologia da Informação, que visa a atender as necessidades de Tecnologia de Informação de um órgão em um período determinado;

XXI – Plano de Contratações de Solução de TI: conjunto de contratações de Solução de TI a serem executadas com base no PDTI do órgão;

XXII – Plano de Trabalho: documento elaborado quando o objeto da contratação consignar a previsão de cessão de mão de obra da empresa contratada de forma exclusiva e nas dependências do órgão contratante;

XXIII – Preposto: funcionário representante da empresa contratada, responsável por acompanhar a execução do contrato e atuar como interlocutor principal junto ao órgão contratante, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder as questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;

XXIV – Processo Administrativo de Contratação: conjunto de todos os artefatos e documentos produzidos durante todo o ciclo de vida de uma contratação;

XXV – Requisitos: conjunto de especificações funcionais de negócio e técnicas necessárias para se definir a Solução de TI a ser contratada;

XXVI – Sustentação do Contrato: documento que contém as informações necessárias para garantir a continuidade do negócio durante e posteriormente à implantação da Solução de TI, bem como após o encerramento do contrato;

XXVII - Termo de Recebimento Provisório: declaração formal de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos Critérios de Aceitação;

XXVIII - Termo de Recebimento Definitivo: declaração formal de que os serviços prestados ou bens fornecidos atendem aos requisitos estabelecidos no contrato.

CAPÍTULO II - DAS ATRIBUIÇÕES DOS INTEGRANTES DEMANDANTE, TÉCNICO E ADMINISTRATIVO

Art. 3º São atribuições do Integrante Demandante definir, sempre que possível e necessário, os requisitos:

I – de negócio, que independem de características tecnológicas, bem como os aspectos funcionais da Solução de TI, limitados àqueles indispensáveis ao atendimento das necessidades reais do órgão;

II – de capacitação, que definem a necessidade de treinamento, número de participantes, carga horária, materiais didáticos, entre outros pertinentes;

III – legais, que definem as normas com as quais a Solução de TI deverá estar em conformidade;

IV – de manutenção, que independem de configuração tecnológica e que definem a necessidade de serviços complementares, tais como de manutenção preventiva, corretiva, adaptativa e evolutiva da solução;

V – temporais, que definem os prazos de entrega dos bens e/ou do início e encerramento dos serviços a serem contratados;

VI – de segurança da informação, juntamente com o Integrante Técnico; e

VII – sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a solução deverá atender para estar em conformidade com os costumes, os idiomas e o meio ambiente, entre outros pertinentes.

§ 1º O Integrante Demandante deverá apresentar justificativa quando não for possível definir os requisitos exigidos neste artigo.

§ 2º Além dos requisitos exigidos nos incisos deste artigo, cabe ao Integrante Demandante a coordenação dos trabalhos necessários para a efetiva concretização da demanda de Solução de TI.

Art. 4º São atribuições do Integrante Técnico especificar, em conformidade com os requisitos estabelecidos no art. 3º, sempre que possível e necessário, os seguintes requisitos tecnológicos, entre outros pertinentes:

I – de arquitetura tecnológica, composta de hardware, software, padrões de interoperabilidade e de acessibilidade, linguagens de programação e interfaces;

II – do projeto de implantação da Solução de TI que definem, inclusive, a disponibilização da solução em ambiente de produção;

III – de garantia e manutenção, que definem a forma como será conduzida a manutenção e a comunicação entre as partes envolvidas na contratação;

IV – de capacitação, que definem o ambiente tecnológico dos treinamentos, os perfis dos instrutores e o conteúdo técnico;

V – de experiência profissional da equipe que projetará, implantará e manterá a Solução de TI, que definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação;

VI – de formação da equipe que projetará, implantará e manterá a Solução de TI, tais como cursos acadêmicos, técnicos e as respectivas formas de comprovação;

VII – de metodologia de trabalho; e

VIII – de segurança sob o ponto de vista técnico.

Parágrafo único. O Integrante Técnico deverá apresentar justificativa quando não for possível definir os requisitos exigidos neste artigo.

Art. 5º O Integrante Administrativo deverá verificar se os aspectos administrativos da contratação constam nos documentos produzidos durante as fases do planejamento, os quais fundamentarão as decisões das demais áreas do órgão envolvidas no processo administrativo de contratação.

Parágrafo único. O Integrante Administrativo deverá informar aos integrantes das áreas Demandante e de Tecnologia da Informação quando não constarem nos documentos as devidas informações.

CAPÍTULO III - DO PLANO E DO PLANEJAMENTO DAS CONTRATAÇÕES

Art. 6º As contratações deverão ser precedidas de planejamento elaborado em harmonia com o Planejamento Estratégico Institucional (PEI) ou Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI) do TRE-RS, alinhados com o Planejamento Estratégico do Poder Judiciário.

Art. 7º O Plano de Contratações de Solução de TI do TRE-RS deverá ser elaborado no exercício anterior ao ano de sua execução, pela Área de Tecnologia da Informação, em harmonia com o seu Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), de modo a incluir todas as contratações necessárias ao alcance dos objetivos estabelecidos nos planejamentos do órgão e de Tecnologia da Informação.

§ 1º O Plano de Contratações de Solução de TI deverá ser submetido até o dia 30 (trinta) de novembro de cada ano à autoridade competente, que deliberará sobre as ações e os investimentos em Tecnologia da Informação a serem realizados.

§ 2º O Plano de Contratações de Solução de TI deverá ser revisado periodicamente e compreender as novas contratações pretendidas.

§ 3º O acompanhamento e o controle da execução do Plano de Contratações de Solução de TI ficarão sob a responsabilidade do Comitê de TI, que deverá instrumentalizar tal procedimento.

§ 4º O Plano de Contratações de Solução de TI deverá conter, no mínimo:

I – indicação das unidades demandantes por Solução de TI para o ano vindouro;

II – prazos de entrega dos Estudos Preliminares da Solução de TI e dos Projetos Básicos ou Termos de Referência de cada uma das contratações pretendidas;

III – indicação da fonte de recurso de acordo com a proposta orçamentária do TRE-RS.

Art. 8º O planejamento das contratações de Solução de TI deverá ser composto por duas fases:

I – elaboração dos Estudos Preliminares da Solução de TI; e

II – elaboração do Projeto Básico ou Termo de Referência.

Art. 9º Nos casos de terceirização de atividades executadas mediante cessão de mão de obra, o TRE-RS deverá prever, no planejamento da contratação, Plano de Trabalho, que deverá ser elaborado antes do Projeto Básico ou do Termo de Referência.

Parágrafo único. O Plano de Trabalho, documento devidamente aprovado pela autoridade competente do TRE-RS, deverá demonstrar o benefício da contratação pretendida e conter, no mínimo:

I – o objeto a ser contratado;

II – a identificação da Equipe de Planejamento da Contratação;

III – a necessidade, a justificativa e o valor estimado da contratação da Solução de TI;

IV – a relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser contratada; e

V – o demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos, materiais ou financeiros disponíveis.

Art. 10 Não poderão ser objeto de contratação de Solução de TI:

I – mais de uma solução em um único contrato; e

II – gestão de processos de Tecnologia da Informação, incluindo segurança da informação.

§ 1º O suporte técnico aos processos de planejamento e avaliação da qualidade da Solução de TI poderá ser objeto de contratação, desde que sob a supervisão exclusiva de servidores do órgão.

§ 2º A empresa contratada que provê a Solução de TI não poderá ser a mesma que avalia, mensura ou fiscaliza o objeto da contratação.

Art. 11 É vedado nas contratações:

I – estabelecer vínculo de subordinação com funcionários da empresa contratada;

II – indicar pessoas para compor o quadro funcional da empresa contratada;

III – reembolsar despesas com transporte, viagens, hospedagem e outros custos operacionais, que deverão ser de exclusiva responsabilidade da empresa contratada, exceto quando indicadas no Projeto Básico ou no Termo de Referência;

IV – prever exigências em edital que constituam intervenção indevida da Administração na gestão interna dos fornecedores; e

V – prever exigências em edital para que os fornecedores apresentem, em seus quadros, previamente à assinatura do contrato, documentação de funcionários com o objetivo de aferir a qualificação técnica ou a formação da equipe que prestará os serviços contratados.

CAPÍTULO IV - DA ELABORAÇÃO DOS ESTUDOS PRELIMINARES DA SOLUÇÃO DE TI

Art. 12 A execução da fase de Elaboração dos Estudos Preliminares da Solução de TI é obrigatória, independentemente do tipo de contratação, inclusive nos casos de:

I – inexigibilidade de licitação;

II – dispensa de licitação ou licitação dispensada;

III – criação ou adesão à ata de registro de preços;

IV – contratações com uso de recursos financeiros de organismos internacionais; e

V – termos de cooperação, convênios e documentos afins com uso de recursos financeiros de instituições nacionais.

§ 1º Os Estudos Preliminares da Solução de TI deverão contemplar as seguintes etapas:

I – Análise de Viabilidade da Contratação;

II – Sustentação do Contrato;

III – Estratégia para a Contratação; e

IV – Análise de Riscos.

§ 2º Os documentos resultantes das etapas elencadas nos incisos anteriores poderão ser consolidados em um único documento.

§ 3º Os documentos relacionados nos incisos II, III e IV do § 1º deste artigo não são obrigatórios para as contratações ou prorrogações cuja estimativa de preços seja inferior ao disposto no art. 23, inciso II, alínea "a", da Lei n. 8.666/1993.

§ 4º A fase dos Estudos Preliminares da Solução de TI terá início com a elaboração do Documento de Oficialização da Demanda (DOD) pela Área Demandante, que indicará o integrante Demandante para compor a Equipe de Planejamento da Contratação, autuará o processo administrativo e o encaminhará para Área de Tecnologia da Informação.

§ 5º O Documento de Oficialização da Demanda deverá conter, no mínimo:

I – necessidade da solicitação, com a descrição sucinta da Solução de TI pretendida, bem como o alinhamento entre a demanda e o Planejamento Estratégico Institucional ou Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação do TRE-RS;

II - explicitação da motivação e o demonstrativo de resultados a serem alcançados com a solução; e

III - Integrante Demandante para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação.

§ 6º A Área de Tecnologia da Informação, após o recebimento do processo administrativo, deverá:

I - indicar o Integrante Técnico para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - informar se a demanda está incluída no rol de contratações previstas e aprovadas no Plano de Contratações de Solução de TI;

III - encaminhar o processo à autoridade competente do órgão para deliberação.

§ 7º A autoridade competente do órgão deverá:

I - indicar o Integrante Administrativo para a composição da Equipe de Planejamento da Contratação;

II - deliberar sobre a conveniência da contratação;

III - instituir a Equipe de Planejamento da Contratação e designar o coordenador.

Art. 13 A Equipe de Planejamento deverá elaborar os Estudos Preliminares da Solução de TI necessários para assegurar a viabilidade da contratação, bem como o Projeto Básico ou o Termo de Referência.

§ 1º A documentação gerada na fase dos Estudos Preliminares da Solução de TI, bem como o Projeto Básico ou Termo de Referência deverão ser elaborados, assinados pela Equipe de Planejamento e submetidos ao titular da Área Demandante que, após a aprovação, deverá encaminhar à autoridade competente do TRE-RS, para deliberação sobre o prosseguimento ou não da contratação pretendida.

§ 2º A Equipe deverá observar as orientações e determinações das demais áreas do órgão envolvidas no processo administrativo de contratação.

§ 3º A Equipe deverá apresentar justificativa quando não for possível elaborar a documentação exigida em cada uma das etapas dos Estudos Preliminares da Solução de TI.

Art. 14 O documento Análise de Viabilidade da Contratação deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a definição e a especificação dos requisitos, a partir da avaliação do Documento de Oficialização da Demanda e do levantamento:

a) das soluções disponíveis no mercado de Tecnologia da Informação e seus respectivos fornecedores; e

b) de contratações similares realizadas por outros órgãos ou entidades da Administração Pública.

II – identificação das diferentes Soluções de TI que atendam aos requisitos, considerando:

a) a disponibilidade de Solução de TI similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública;

b) as soluções existentes no Portal de Software Público Brasileiro (http://www.softwarepublico.gov.br);

c) a capacidade e as alternativas do mercado de TI, inclusive a existência de software livre ou software público;

d) a observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas no Modelo Nacional de Interoperabilidade (MNI) do Poder Judiciário;

e) a aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), quando houver necessidade de utilização de certificação digital, observada a legislação sobre o assunto;

f) a observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus);

g) o orçamento estimado que expresse a composição de todos os custos unitários resultantes dos itens a serem contratados, elaborado com base em pesquisa fundamentada de preços, como os praticados no mercado de Tecnologia da Informação em contratações similares realizadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, entre outros pertinentes.

III – a análise e a comparação entre os custos totais das Soluções de TI identificadas, levando-se em conta os valores de aquisição dos produtos, insumos, garantia e serviços complementares, quando necessários à contratação;

IV – a escolha da Solução de TI e a justificativa da solução escolhida, que contemple, no mínimo:

a) descrição sucinta, precisa, clara e suficiente da Solução de TI escolhida, indicando os bens e/ou serviços que a compõem;

b) alinhamento em relação às necessidades de negócio e requisitos tecnológicos;

c) identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, economicidade e padronização;

d) relação entre a demanda prevista e a quantidade dos bens e/ou serviços a serem contratados.

V – a avaliação das necessidades de adequação do ambiente do órgão para viabilizar a execução contratual, abrangendo, no mínimo:

a) infraestrutura tecnológica;

b) infraestrutura elétrica;

c) logística de implantação;

d) espaço físico;

e) mobiliário;

f) impacto ambiental.

Parágrafo único. A Análise de Viabilidade da Contratação deverá ser realizada nas prorrogações contratuais, ainda que de contratos assinados anteriormente à publicação desta Instrução Normativa. Nesse caso, é obrigatória a observância do inciso II, alíneas “a”, “c”, “g’, e inciso III deste artigo.

Art. 15 O documento Sustentação do Contrato deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – os recursos materiais e humanos necessários à continuidade do objeto contratado;

II – a continuidade do fornecimento da Solução de TI em eventual interrupção contratual;

III – as atividades de transição contratual e de encerramento do contrato, que incluem, no mínimo, a:

a) entrega de versões finais dos produtos alvos da contratação;

b) transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da Solução de TI;

c) devolução de recursos materiais;

d) revogação de perfis de acesso;

e) eliminação de caixas postais.

IV – as regras para estratégia de independência do órgão com relação à empresa contratada, que contemplem, no mínimo:

a) a forma de transferência de conhecimento tecnológico nos casos de contratação de desenvolvimento de softwares sob encomenda no mercado de Tecnologia da Informação;

b) os direitos de propriedade intelectual e autorais da Solução de TI, inclusive sobre os diversos produtos gerados ao longo do contrato, tais como a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos são exclusivos da empresa contratada.

Art. 16 O documento Estratégia para a Contratação deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a natureza do objeto, com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

II – o parcelamento do objeto, com a demonstração da viabilidade ou não da divisão;

III – a adjudicação do objeto, com a indicação e justificativa da forma escolhida, demonstrando se o objeto pode ser adjudicado a uma ou a várias empresas, se por itens ou por grupo de itens;

IV – a modalidade e o tipo de licitação, com a indicação e a justificativa para as escolhas;

V – a classificação orçamentária, com a indicação da fonte de recurso do orçamento do órgão previsto para atender a necessidade de contratação da Solução de TI demandada;

VI – a vigência, com a indicação do prazo de garantia dos bens e/ou da prestação dos serviços contratados; e

VII – a Equipe de Gestão da Contratação, com a indicação de seus integrantes.

Art. 17 O documento Análise de Riscos deverá conter, sempre que possível e necessário, os seguintes elementos:

I – a identificação dos principais riscos que possam vir a comprometer o sucesso da contratação ou que emergirão, caso a contratação não seja realizada;

II – a mensuração das probabilidades de ocorrência e dos danos potenciais relacionados a cada risco identificado;

III – a definição das ações previstas para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência dos eventos relacionados a cada risco;

IV – a definição das ações de contingência a serem tomadas, caso os eventos correspondentes aos riscos se concretizem; e

V – a definição dos responsáveis pelas ações de prevenção dos riscos e dos procedimentos de contingência.

CAPÍTULO V - DA ELABORAÇÃO DO PROJETO BÁSICO OU TERMO DE REFERÊNCIA

Art. 18 As contratações de Solução de TI deverão ser precedidas de encaminhamento do Projeto Básico ou Termo de Referência, pela Área Demandante, em consonância com os Estudos Preliminares da Solução de TI elaborados pela Equipe de Planejamento da Contratação, conforme estabelecido no art. 12 desta Instrução Normativa.

§ 1º O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá conter os elementos necessários, suficientes e com detalhamento e precisão adequados para caracterizar o objeto, vedadas as especificações excessivas, irrelevantes ou desnecessárias que comprometam, restrinjam ou frustrem o caráter competitivo da licitação.

§ 2º O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá ser elaborado, assinado pela Equipe de Planejamento e submetido ao titular da Área Demandante que, após a aprovação, deverá encaminhar à autoridade competente do TRE-RS, para deliberação sobre o prosseguimento ou não da contratação pretendida.

§ 3º O Projeto Básico ou Termo de Referência deverá conter os seguintes elementos mínimos:

I – a definição do objeto, com a descrição sucinta, precisa, clara e suficiente do que se pretende contratar;

II – a fundamentação da contratação, dispondo, entre outros elementos pertinentes, sobre:

a) a motivação da contratação;

b) os objetivos a serem alcançados por meio da contratação;

c) os benefícios diretos e indiretos resultantes da contratação;

d) o alinhamento entre a contratação e o Planejamento Estratégico do órgão ou de TI;

e) a referência aos Estudos Preliminares da Solução de TI realizados, apontando para o documento ou processo administrativo de contratação que contém os referidos estudos;

f) a relação entre a demanda prevista e a quantidade de bens e/ou serviços a serem contratados, acompanhada dos critérios de medição utilizados, e de documentos e outros meios probatórios;

g) a análise de mercado de Tecnologia da Informação, com o levantamento das soluções disponíveis e/ou contratadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, seus respectivos valores, bem como a definição e a justificativa da escolha da solução;

h) a natureza do objeto, com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado;

i) o parcelamento ou não dos itens que compõem a Solução de TI, desde que se mostre técnica e economicamente viável, com vistas a ampliar a competitividade sem perda de economia de escala, bem como a forma de adjudicação da contratação;

j) a forma e o critério de seleção do fornecedor com a indicação da modalidade e o tipo de licitação escolhidos, bem como os critérios de habilitação obrigatórios, os quais deverão ser estabelecidos, no mínimo, de acordo com os princípios da legalidade, razoabilidade e competitividade;

k) as informações acerca do impacto ambiental decorrente da contratação;

l) a conformidade técnica e legal do objeto, com a indicação das respectivas normas, caso existam, às quais a Solução de TI deverá estar aderente;

m) as obrigações contratuais que o órgão e a empresa contratada deverão observar.

III – a especificação técnica detalhada do objeto necessária para gerar os resultados pretendidos com a contratação, contendo o modelo de execução e de gestão do contrato, na forma como será executado e gerido, desde o início até o seu encerramento, propondo a descrição, no mínimo, dos seguintes elementos:

a) dos papéis a serem desempenhados pelos principais atores do órgão e da empresa envolvidos na contratação;

b) da dinâmica de execução, com a definição de etapas, logística de implantação, cronogramas, entre outros pertinentes;

c) dos instrumentos formais de solicitação de fornecimento dos bens e/ou de prestação de serviços;

d) da forma de acompanhamento do atendimento aos prazos de garantia ou aos níveis mínimos de serviços exigidos;

e) da forma de comunicação e acompanhamento da execução do contrato entre o órgão e a empresa contratada;

f) da forma de recebimento provisório e definitivo, bem como de avaliação da qualidade dos bens e/ou serviços entregues;

g) da forma de pagamento dos bens e/ou serviços recebidos definitivamente;

h) da transferência de conhecimento de modo a minimizar a dependência técnica com a empresa contratada, incluindo os casos de interrupção, transição e encerramento do contrato;

i) dos direitos de propriedade intelectual e autorais dos produtos gerados por ocasião da execução do contrato, quando aplicáveis;

j) da qualificação técnica ou formação dos profissionais envolvidos na execução do contrato; e

k) das situações que possam caracterizar descumprimento das obrigações contratuais estabelecidas, para fins de definição dos percentuais das multas a serem aplicadas, observados os princípios da legalidade, razoabilidade e proporcionalidade.

IV – os requisitos técnicos específicos a serem atendidos pelos bens e/ou serviços a serem entregues; e

V – a proposta de modelos a serem utilizados na contratação.

CAPÍTULO VI - DA SELEÇÃO DO FORNECEDOR

Art. 19 A fase de Seleção do Fornecedor observará as normas pertinentes e vigentes em matéria de contratação pública e levará em consideração os fluxogramas de processos modelados por este Tribunal atinentes às contratações com e sem licitação.

Art. 20 Caberá a Área de Tecnologia da Informação, com a participação do Integrante Técnico, durante a fase de Seleção do Fornecedor:

I - analisar as sugestões feitas pela Área responsável pela Seleção do Fornecedor e pela Assessoria Jurídica, em relação ao Termo de Referência ou Projeto Básico e demais documentos;

II - apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na resposta aos questionamentos ou às impugnações dos licitantes; e

III - apoiar tecnicamente o pregoeiro ou a Comissão de Licitação na análise e julgamento das propostas e dos recursos apresentados pelos licitantes.

Art. 21 Após a assinatura do contrato ou aceite da nota de empenho, a autoridade competente do Órgão procederá às nomeações descritas abaixo, observado o disposto nos incisos XVI, XII, alíneas “a”, “b” e “c” do artigo 2º desta Instrução Normativa:

I - Gestor do Contrato;

II - Fiscal Técnico do Contrato;

III - Fiscal Demandante do Contrato; e

IV - Fiscal Administrativo do Contrato.

§ 1º Os Fiscais Técnico, Demandante e Administrativo do Contrato serão, preferencialmente, os Integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação.

§ 2º A Equipe de Planejamento da Contratação será automaticamente destituída quando da assinatura do contrato ou aceite da nota de empenho.

CAPÍTULO VII - DA GESTÃO DO CONTRATO

Art. 22 A fase de Gestão do Contrato visa acompanhar e garantir a adequada prestação dos serviços e o fornecimento dos bens que compõem a Solução de TI durante todo o período de execução do contrato e compreende as seguintes tarefas:

I - início do contrato, que abrange:

a) realização de reunião inicial, registrada em ata, convocada pelo Gestor do Contrato com a participação dos Fiscais Técnico, Demandante e Administrativo do Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados, cuja pauta observará, pelo menos:

a.1) presença do representante legal da contratada, que apresentará o preposto da mesma;

a.2) entrega, por parte da contratada de:

a.2.1) termo de ciência da declaração de manutenção de sigilo e das normas de segurança vigentes no TRE-RS, assinado por todos os empregados da contratada diretamente envolvidos na contratação; e

a.2.2) termo de compromisso contendo declaração de manutenção de sigilo e respeito às normas de segurança vigentes no TRE-RS, assinado pelo representante legal da contratada.

a.3) esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato;

II - encaminhamento formal de Ordem de Fornecimento de Bens e/ou de Serviço pelo Gestor do Contrato ao preposto da contratada, podendo ser substituído por documento equivalente, que conterá no mínimo:

a) a definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos;

b) o volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos segundo as métricas definidas em contrato;

c) o cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos; e

d) a identificação dos responsáveis pela solicitação na Área Demandante da Solução.

III - monitoramento da execução, que consiste em:

a) confecção e assinatura do Termo de Recebimento Provisório, a cargo de Fiscal Técnico do Contrato, quando da entrega do objeto resultante de cada Ordem de Fornecimento de Bens e/ou de Serviço (ou documento equivalente);

b) avaliação da qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues e justificativas, de acordo com os Critérios de Aceitação definidos em contrato, a cargo dos Fiscais Técnico e Demandante do Contrato;

c) identificação de não conformidade com os termos contratuais, a cargo dos Fiscais Técnico e Demandante do Contrato;

d) verificação de aderência aos termos contratuais, a cargo do Fiscal Administrativo do Contrato;

e) encaminhamento das demandas de correção à contratada, a cargo do Gestor do Contrato;

f) encaminhamento de indicação de sanções por parte do Gestor do Contrato para a Área Administrativa;

g) confecção e assinatura do Termo de Recebimento Definitivo, para fins de encaminhamento para pagamento, a cargo do Gestor e do Fiscal Demandante do Contrato, com base nas informações produzidas nas alíneas “a” a “f” deste inciso;

h) autorização para emissão de documento fiscal a ser encaminhada ao preposto da contratada, a cargo do Gestor do Contrato;

i) verificação das regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciárias, para fins de pagamento, a cargo do Fiscal Administrativo do Contrato;

j) verificação da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, a cargo do Fiscal Demandante do Contrato;

k) verificação de manutenção das condições elencadas no documento Sustentação do Contrato, a cargo dos Fiscais Técnico e Demandante do Contrato;

l) encaminhamento à Área Administrativa de eventuais pedidos de modificação contratual, a cargo do Gestor do Contrato; e

m) manutenção de Ficha de Acompanhamento Contratual, contendo registros formais de todas as ocorrências positivas e negativas da execução do contrato, por ordem histórica, a cargo do Gestor do Contrato;

IV - transição contratual, quando aplicável, e encerramento do contrato, que deverá observar o documento Sustentação do Contrato.

Parágrafo único. No caso de substituição ou inclusão de empregados por parte da contratada, o preposto deverá entregar termo de ciência assinado pelos novos empregados envolvidos na execução contratual (conforme inciso I, a.2.1 deste artigo).

Art. 23 No caso de aditamento contratual, o Gestor do Contrato deverá, com base na documentação contida na Ficha de Acompanhamento Contratual e nos princípios da manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, encaminhar à Área Administrativa, com, pelo menos, 60 dias de antecedência do término do contrato, documentação explicitando os motivos para tal aditamento.

CAPÍTULO VIII - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24 As diretrizes estabelecidas nesta Instrução Normativa têm aplicabilidade em todas as contratações de Solução de TI, sejam simples ou complexas.

Art. 25 O nível de detalhamento de informações necessárias para instruir cada fase da contratação da Solução de TI poderá variar de acordo, principalmente, com a complexidade e o valor estimado do objeto da contratação.

Art. 26 Poderão ser aplicadas, subsidiariamente, disposições constantes em outros instrumentos congêneres, desde que não contrariem o estabelecido nesta Instrução Normativa.

Art. 27 A implantação do disposto nesta Instrução Normativa ocorrerá de forma gradativa até 1º de outubro de 2014.

Art. 28 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

DES. MARCO AURÉLIO HEINZ,

Presidente. 


(Publicação: DEJERS n. 151, p. 4, de 27.8.2014)