INSTRUÇÃO NORMATIVA TRE-RS P N. 19, DE 15 DE SETEMBRO DE 2010

Regulamenta o uso do sistema Processo Administrativo Eletrônico - PAE, instituído pela Resolução 204/2010 do TRE-RS.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições, resolve:

DO SISTEMA

Art. 1º O sistema Processo Administrativo Eletrônico - PAE será o meio para registro, tramitação e consulta de documentos e processos administrativos.

Art. 2º A Secretaria de Tecnologia da Informação providenciará os meios necessários à adequação, disponibilização e funcionamento dos serviços de processamento eletrônico de documentos e processos a partir de sistema cedido pelo TRE-PR.

DA IMPLANTAÇÃO

Art. 3º O sistema Processo Administrativo Eletrônico, em funcionamento oficial na data de 1º de setembro de 2010, será implantado em etapas.

§ 1º A partir desta data, os documentos e processos novos serão gradualmente registrados no sistema Processo Administrativo Eletrônico - PAE.

§ 2º A partir de 1º de março de 2011, todos os documentos e processos novos deverão ser registrados no sistema de Processo Administrativo Eletrônico - PAE.

§ 3º Os processos registrados no sistema SADP terão sua tramitação mantida em meio físico, podendo ser digitalizados, a critério da Administração.

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 4º Nas unidades administrativas deste Tribunal e nas Zonas Eleitorais, o envio, o recebimento, a inclusão de documentos e informações diversas em processos administrativos serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica.

Art. 5º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada à infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), cujo controle de fornecimento e suporte caberá à Secretaria de Tecnologia da Informação;

II - assinatura eletrônica cadastrada pela Secretaria de Tecnologia da Informação, com fornecimento de login e senha para o credenciado.

Parágrafo único. O cadastramento, alteração ou cancelamento de login e senha, somente será realizado mediante solicitação no Sistema Integrado de Monitoração, Busca e Atendimento (SIMBA), disponível na intranet deste Tribunal.

Art. 6º A prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Instrução Normativa e na responsabilidade do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 7º A prática de ato administrativo, no âmbito da Justiça Eleitoral do Rio Grande do Sul, dar-se-á no sistema Processo Administrativo Eletrônico - PAE conforme prazos do art. 3º.

§ 1º Será permitido o sigilo de processos nas hipóteses previstas na Constituição, por lei, por decisão judicial ou interesse da Administração.

§ 2º Poderão ter acesso restrito os processos que contenham informações pessoais dos servidores.

§ 3º Para a identificação do processo administrativo eletrônico, será atribuída numeração sequencial automática, seguida do ano de sua criação.

Art. 8º São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I - o sigilo da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de seu uso indevido;

II - a preparação dos documentos eletrônicos, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas;

III - a fidedignidade do conteúdo na conversão de documentos físicos para o meio eletrônico.

Parágrafo único. Na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento físico (papel) será assinado manualmente, digitalizado e juntado ao PAE.

DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO

Art. 9º Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao processo, com garantia da origem e de seu signatário, na forma desta Instrução Normativa, são considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1º O processo administrativo eletrônico estará disponível para consulta, salvo restrições de sigilo e acesso restrito, pelos interessados de que trata o art. 9º da Lei 9.784/1999, mediante uso de senha, no sítio da intranet do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Sul.

§ 2º Nos casos em que haja garantia legal de sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados na forma do parágrafo anterior.

Art. 10 Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e a integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

Art. 11 Os documentos e assinaturas digitais deverão ser armazenados de forma a garantir procedimentos de auditoria de autenticidade da informação.

DA INCLUSÃO DE DOCUMENTOS

Art. 12 Os documentos produzidos por sistemas eletrônicos ou convertidos por meio da digitalização serão incluídos no PAE pelo próprio setor responsável.

§ 1º Os documentos a serem juntados ao processo administrativo eletrônico somente serão aceitos no formato PDF (Portable Document Format) ou PKCS7 (documento assinado digitalmente no formato PKCS7).

§ 2º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos processos têm a mesma força probante dos originais;

§ 3º Os documentos originais, em meio físico, recebidos pelo protocolo do TRE-RS, após digitalizados, serão remetidos à unidade responsável, nos termos do Regulamento Interno do TRE-RS.

§ 4º Caberá às unidades responsáveis, nos termos do Regulamento Interno:

a) digitalizar os documento originais, em meio físico, recebidos diretamente, autuando-os ou juntando-os ao respectivo processo;

b) arquivar os documentos originais, em meio físico, recebidos diretamente, ou por meio do Protocolo, segundo a política de gestão documental adotada pelo TRE-RS.

§ 5º Após inseridos no sistema, os documentos que serão mantidos fisicamente, deverão ter a numeração registrada em seu canto superior direito, para facilitar a identificação no sistema. Serão aceitos registros à caneta ou em etiqueta específica.

Art. 13 Os requerimentos que não tiverem formulário próprio devem ser redigidos diretamente no editor de texto do sistema PAE e seguir a norma própria de padronização.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 14 Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 15 Esta Instrução Normativa entra em vigência a partir desta data.

Porto Alegre, 15 de setembro de 2010.

Des. Luiz Felipe Silveira Difini,

Presidente. 


(Publicação: DEJERS, n. 161, p. 3, 17.09.2010)